如何制定内部企业信用卡政策协议

公司信用卡政策解释了公司信用卡的使用，资格和要求。企业信用卡政策是雇主与其雇员之间的内部协议，并概述了企业信用卡的可接受和不可接受的使用。此类政策定义了与卡还款，费用报销，责任和信用额度相关的预期。

许多企业信用卡每年至少需要400万美元的收入和至少15名员工卡用户。如果您只需要几张卡或收入不是很高，请查看Chase InkBusinessCash℠信用卡。您可以免费添加员工卡，管理每张卡的支出限额，并获得现金返还奖励。

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什么是企业信用卡政策

公司信用卡政策是一份文件，概述了内部利益相关者在使用公司信用卡支付与业务相关的费用时必须遵守的规则和规定。企业信用卡政策设定了与资格，财务责任，费用报告，信用卡支出限额，争议和公司信用卡所有权相关的预期。

虽然您可以从头开始制定企业信用卡政策，但Rocket Lawyer等公司提供的政策模板可帮助您的企业利用有效的企业信用卡政策。模板可根据您的特定需求进行定制，并处理法律术语。

企业信用卡政策的重要性

公司信用卡政策对于拥有公司信用卡帐户的公司非常重要。您可以控制每张卡的支出限额，这样您就可以保护您的业务，同时为员工提供方便的公司支出支付方式。当员工使用某种形式的商业融资时，这些政策很重要。

企业信用卡政策的四种重要方式是：

记录有关公司信用卡使用的规则和规定： 企业信用卡政策概述了所有内部利益相关者遵循的程序，包括雇员和雇主。
定义持卡人的责任和义务： 根据卡和发行人的不同，责任由公司持有或由公司和持卡人共同承担。这意味着公司或持卡人负责支付，费用和争议。概述责任问题可以保护公司并设定使用期望。
帮助企业节省资金： 例如，政策中列出了信用额度，以及违反这些限制的后果。公司信用卡政策可以包含频率限制，每月支出限额和费用类别限制。当员工使用某种形式的商业融资时，这些政策很重要。
创建费用报告和报销效率： 需要明确定义费用政策，良好的企业信用卡政策可以做到这一点。遵循费用报告程序以确保业务费用效率非常重要。

总体而言，企业信用卡政策可帮助企业建立员工在使用公司信用卡时遵循的期望和规则。很容易错过一些细节，这就是从模板开始有用的原因，例如Rocket Lawyer提供的模板。但是，您也可以自己完成。请务必遵守我们的公司信用卡政策清单，以免错过细节。

创建企业信用卡政策清单

总体而言，您的内部商家信用卡政策是您的业务所独有的。要创建公司信用卡政策，您需要设置政策开始日期，确定您的卡类型，确定谁符合条件，设置支出限额，建立费用报告预期，列出政策违规的任何后果，并确定谁负责政策。您可以按照下面的清单项目或以PDF格式下载清单。

创建公司信用卡政策时要遵循的七个重要清单项目如下：

1.设置公司信用卡政策开始日期

所有公司信用卡政策都应有开始日期。这可以确保每个人都知道新政策何时生效并减轻混淆。有效的开始日期还授予员工在日期之前使用信用卡的余地。

2.确定您拥有的公司卡类型

公司信用卡有两种类型：公司支付卡和个人支付卡。卡类型决定了持卡人的责任以及费用报销（如果有的话）。了解特定于卡的要求有助于您创建更好的企业信用卡政策。

3.确定谁有资格获得公司信用卡

公司信用卡政策概述了有资格获得公司信用卡的员工类型。例如，一些公司只向全职员工发放公司信用卡。其他公司将公司信用卡限制在特定部门，例如销售。

此外，您还想知道如何发行公司信用卡。您的企业可能会自动向符合条件的员工发卡。相反，它可能要求员工提交申请以获得批准。申请仅供内部使用，不会反映在个人的信用报告中。

4.设置公司信用卡支出限额

您可以根据各种因素限制公司信用卡支出。可以实施频率限制，每月支出上限和个人费用限制。您必须明确任何和所有卡限制，然后在公司信用卡政策中详细说明这些信息，这一点非常重要。

您需要概述每月支出限额，特定费用限额以及频率限制（如果有）。此外，您可以为不同的持卡人要求不同的限制，如果是，您需要将其包含在您的保单中。例如，高级领导者的月度限额可能高于公司的销售人员。如果是这种情况，您可能希望制定一项政策，规定如何批准批准的支出限额的例外情况。

5.与员工建立费用报告期望

一些公司需要个人和公司卡的费用报告。对于个人卡，每个持卡人都会收到账单。员工通常会附上费用报告并附上账单。一旦获得批准，该法案将代表该员工支付。在公司卡上，向公司发送一张账单，其中包含所有卡的信息。公司在提交任何费用报告之前支付账单，但仍然希望持卡人提交报告。

如果出现上述任何一种情况，您需要概述费用报表政策和程序，例如所需的收据，审批流程等。有关费用报告政策的信息，请查看有关费用报告的文章。

避免员工提交的费用报告麻烦的一种简单方法是使用Bento for Business等服务的预付费名片。您可以控制支出限额和支出类别，并将费用报告存储在一个方便的位置，以便您在几秒钟内访问。 Bento甚至可以与最受欢迎的簿记软件同步，并提供60天的免费试用。

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6.列出企业信用卡政策违规的后果

如果您的员工违反了公司信用卡政策的任何规定，那么已经确定了明确的后果非常重要。较小的违规行为，例如销售人员超支客户，可能会导致其公司信用卡暂时中止。然而，诸如欺诈之类的较大问题可能导致雇员终止。

7.明确谁对政策负责

最后，明确定义执行公司信用卡政策的人员或员工。此人将负责信用卡还款，费用报告批准以及信用卡滥用导致的任何纪律处分等事宜。

通常，公司的首席运营官（COO）或首席财务官（CFO）取得公司信用卡政策的所有权。但是，众所周知，企业所有者，首席执行官和其他高级领导者也会执行企业信用卡政策。

阅读完公司信用卡政策核对表项目后，下一步是确定您是自行创建策略还是使用可自定义的模板。公司信用卡政策模板可以节省您的时间并确保您涵盖所有基础。

企业信用卡政策模板

虽然您可以从头开始创建自己的策略，但使用模板可以帮助您使用法律语言和术语。如果您想创建自己的公司信用卡政策，下一部分将引导您完成要包含的重要元素。但是，要立即开始使用，Rocket Lawyer提供20美元的政策模板，可根据您的需求进行完全定制。

获取信用卡政策模板

Rocket Lawyer通过向您询问一系列与业务相关的问题来定制模板。您需要了解诸如营业地点，公司信用卡帐户类型，计划管理员，合格员工以及所需信用额度等信息。

公司信用卡政策模板根据您给出的答案调整其部分和措辞。您可以跳过任何您不知道的问题，并在以后提供信息。如果是这种情况，文档显示空白行;提供未完成信息时进行更新。该模板可用于两种类型的公司信用卡（公司支付卡和个人支付卡）。

一旦您查看了清单，对所有这些项目做出了决定，并确定您是否要使用模板，下一步就是确保所有关键要素都包含在您的公司信用卡政策中。

合并所有企业信用卡政策要素

公司信用卡政策视业务而定。但是，您需要在企业信用卡政策中包含的七个关键项目包括资格和批准，使用和财务责任，收据和费用报告，支出限制，违规和后果，纠纷以及信用卡的所有权和取消。

您应该在公司信用卡政策中包含的七个重要元素是：

1.资格和批准

这通常是公司信用卡政策的第一部分。资格和批准部分概述了有资格获得公司信用卡的员工类型。例如，一些公司可能只允许销售人员携带公司信用卡。

其次，本节介绍了发行新卡的审批流程。企业可以直接向员工发卡或让员工申请公司信用卡。公司支付卡通常直接发放，而个人支付卡需要申请。

2.使用和财务责任

公司信用卡政策的这一部分概述了向公司信用卡收取的允许费用。公司通常会在这里表示该卡仅用于“经批准的业务费用”。此外，本节概述了信用卡还款的一般程序。如果公司负责支付账单，请在此处注明。相反，如果员工必须提交费用报告以进行还款，那么请在此处注明。

3.收据和费用报告

公司信用卡政策的此部分仅适用于您需要员工提交的费用报表的情况。如果公司支付整体信用卡账单并且不需要费用报告，则在策略的上一部分中概述，并且省略该部分。

但是，如果企业需要费用报告，则此政策部分概述了费用报销的程序。这里包括所需的收据，费用报告的截止日期，以及批准和报销的日期。费用报告是一个好主意，因为它有助于让持卡人对其支出负责。

4.信用支出限额

公司信用卡政策的信用支出限制部分相当不言自明。在这里，任何支出限制都是明确定义的。限制可以包括频率限制，每月信用额度，特定费用类别限制等项目。您需要在此处包含旅行，娱乐，办公设备以及其他任何内容的限制。

如果您使用预付信用卡（如Bento），您只需预先加载每位员工的卡，并获得首选支出限额即可。免费试用60天，两张免费卡，无需安装费。

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5.信用卡违规和后果

公司信用卡政策的这一部分定义了所有潜在的违规行为以及相关后果。一些信用卡违规行为包括预付现金，个人开支，错误的费用报告等。您还可以包含超出上一节中概述的支出限制的违规行为和后果。

6.争议项目

公司信用卡政策的争议项目部分解决了员工公司信用卡可能出现的错误费用。企业通常会让员工负责清理卡上的任何有争议的费用，退货或调整。

7.信用卡的所有权和取消

本节概述了持卡人的责任。贵公司的信用卡政策明确规定谁负责信用卡付款和丢失卡，这一点很重要。本节通常包括公司根据需要取消或暂停公司信用卡的权利。

要考虑的发行人特定政策要求

企业信用卡发卡机构在制定企业信用卡政策时需要考虑具体的条款和条件。例如，发行人提供的卡具有特定的支付条款，信用额度和责任，所有这些都由信用卡公司概述。无论您是使用Rocket Lawyer还是创建自己的政策，您都希望将这些项目包含在最终的公司信用卡政策中。

要考虑的三个发行人特定的公司信用卡政策要求是：

1.付款条款

付款条款是企业信用卡政策的重要组成部分。发卡机构列出的具体条款规定了您围绕信用卡还款制定的政策。例如，许多公司信用卡允许您进行余额，而一些公司信用卡不允许结转余额。

此外，在创建公司信用卡政策时，应考虑卡的APR和最低付款额。例如，您的公司信用卡可能允许您进行余额，但如果APR过高，您可能需要制定一项要求全额支付月度余额的政策。

发卡机构还会就延迟付款评估的费用概述责任方。例如，个人支付卡要求持卡人负责这些费用。将此信息包含在公司信用卡政策中非常重要。

2.信用额度

发卡机构可能会限制您的公司信用卡帐户。如果是这种情况，请务必了解您帐户的公司限额。这些限制可能是整体公司信用额度或卡特定限额。

当然，发行人施加的信用额度将改变您围绕信贷支出限制创建的政策。例如，如果您的整体公司限额为每月50,000美元，那么您需要确保有足够的限制来阻止您的公司每个月透支。

3.责任

发卡机构特别关注持卡人的责任。如果您有公司支付卡，您的企业将负责所有信用卡付款，您的员工不承担任何责任。另一方面，如果您有个人支付卡，您的发卡机构将对公司承担责任，或者公司和持卡人共同承担责任。

因此，了解您的发卡机构如何评估您的公司信用卡的责任非常重要。这将有助于您准确定义信用卡责任 - 以及相关后果 - 在您的公司信用卡政策中。

真实企业信用卡政策示例

Patrick West是Be The Machine的创始人，Be The Machine是纽约市和英国的一家体验营销机构。据报道，劳德代尔每月的企业信用卡账单在65,000美元到100,000美元之间。

使用公司信用卡，机器并不稀疏。事实上，每位员工都获得了一张没有月度信用额度的公司信用卡。 West依靠员工“管理”并代表公司做出正确的购买决策。

West在采访Fit Small Business时说：

“我的业务要求员工做出快速决策。它赋予他们行动自由和赋权。我不担心虐待或盗窃或不当支出;我确实害怕系统，控制和障碍。“

- Be The Machine的创始人Patrick West

具体而言，Be The Machine的信用卡政策有助于指导其员工：

所有员工每月提交费用报告以供指导和监督
费用报告中的所有费用包括匹配的收据
将所有费用编码到特定客户项目以进行运营费用跟踪
所有报告均在月度信用卡账单的30天内完成
所有与业务相关的费用由公司报销给员工

企业信用卡政策不一定是这种自由主义。尽管如此，West的自由支出政策被良好的费用报告控制所抵消，这表明您可以自定义企业信用卡政策。总体而言，西方表示，使用商业信用卡而不是其他形式的短期融资，无论多么严格，都必须拥有适当的东西。

韦斯特接着指出，信用卡公司改进了在线跟踪系统，帮助他检查公司交易和摘要。此外，新的信用卡应用程序使收据的扫描和编码更加容易。

企业信用卡政策的好处

实施公司信用卡政策可以减轻与滥用或违反公司信用卡相关的任何风险。企业信用卡政策有几个好处，包括记录任何规则和法规，概述内部利益相关者的程序，以及定义持卡人的责任和责任。

企业信用卡政策的好处是：

明确记录规则和条例： 使用公司信用卡政策，您的企业可以概述指导应使用公司卡的活动或交易的指导原则。例如，您可以设置支出限额的预期。
概述内部利益相关者遵循的程序： 您企业的企业信用卡政策概述了员工和员工必须如何使用公司卡。例如，某些程序包括提交每月费用报告，并且所有费用都需要匹配的收据。
定义持卡人的责任和义务： 除了有关公司的私人信息外，公司信用卡政策还应保证持卡人对公司卡的安全负责。如果违反了政策，这有助于概述后果。

总体而言，公司信用卡政策有助于提高安全性并减少与公司信用卡相关的任何欺诈或滥用行为。我们采访了Chase的商业卡常务董事Molly Walsh，他补充道：

“从公司的角度来看，企业信用卡政策可以确保控制，同时简化多个支付工具的支出。有效的政策将提高效率，同时最大限度地减少欺诈或滥用的机会。公司卡政策与公司卡计划相结合，与企业的运营结构保持一致，还提供可以整合到组织中的数据仓库，以支持企业资源规划（ERP），总账，应付账款和电子采购。

考虑到这些因素，企业信用卡政策可以自定义。作为企业所有者，您可以设置自己的规则和法规，以便在所有公司卡中实施。但是，在您自己创建策略时，您应该注意一些缺点。

自己创建企业信用卡政策的缺点

创建企业信用卡政策的最快且可能最安全的途径是使用可自定义的模板。如果您决定自己创建策略，请知道它需要更多工作，您可能会忘记详细说明。由于使用正确的法律语言和行话可能很困难，如果您制定自己的政策以确保自己已经覆盖了基础，则可能需要咨询律师。

自己创建公司信用卡政策的弊端是：

与使用模板相比，策略需要更多工作： 如果没有企业信用卡政策模板，您将完成相当多的工作。从头开始创建策略要花费更多时间，并且需要做更多的工作。
您可能会遗漏重要规则： 记住持卡人需要遵循的所有具体规则和规定都具有挑战性。如果您使用模板，则更容易确保您已涵盖所有基础。
使用正确的法律语言很困难： 对于自己制定政策的大多数小企业主来说，法律语言并不容易。可自定义的模板可以帮助确保您使用正确的语言来保护您的业务。如果您不确定，最好咨询律师。

总体而言，自行创建企业信用卡政策可能非常耗时且具有挑战性。但是，您可以使用可自定义的模板来简化此过程。像Rocket Lawyer这样的公司可以让企业主获得负担得起的企业信用卡政策和程序模板，以确保他们的政策保护他们的业务。