就业验证函，也称为就业证明，是一份书面文件，为雇主提供员工当前或以前工作状态的确认。外部机构经常要求提供就业验证函，例如雇员的房东或债权人。企业通常会在公司信笺上提供验证信，由雇主签字并注明日期。
您可以通过Gusto等在线人力资源平台轻松管理就业验证信。通过Gusto，员工可以在信件，表格和合同上签名，甚至可以在线注册工资和福利。然后将所有东西都安全存放，以便安全轻松地访问。开始免费试用30天。
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免费就业验证信模板
您写的信取决于就业验证请求是代表当前或过去的员工。以下是两种就业验证函，以及您可能收到的一些请求示例：
1.给现任员工的信
使用这样的就业证明模板来验证当前员工是否为您工作（如果您在信头上打印，请忽略信函顶部的业务地址信息）。这些可用于：
- 家庭或汽车贷款
- 租赁或租赁协议
- 信用卡申请
- 社会服务
- 移民签证或绿卡
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2.给前雇员的信
使用这样的就业验证模板来验证前雇员确实为您工作。 （同样，如果您在信头上打印，请省略信函顶部的商家地址信息）。这些可用于：
-
- 工作申请
- 信用申请
- 政府福利
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就业证明信：包括什么和例子
您应在就业验证函中包含以下内容：
- 雇主的公司名称和地址（或使用信头）
- 当前或以前员工的职位/职责
- 就业日期
- 如果是前雇员，则有资格获得重新雇佣（许多雇主将此问题作为就业验证的一部分，并且您可以选择回答是/否，或通过陈述类似的事情做出回应（“ 所有前雇员都有资格获得重新雇佣待审。“）
- 薪水（取决于要求的类型）
- 奖金/加薪（取决于要求的类型）
- 您的姓名，签名和联系信息
就业验证函的主要规则是根据您被要求的原因调整您的信件，并且 只要 提供所需的最低信息。下表显示了根据提出就业验证请求的组织类型包括/不包括的内容：
就业核查请求及其内容
| 请求者 | SupervisoryResponsibilities / 工作时间 | |||
|---|---|---|---|---|
| 金融信贷房地产 | ||||
| 新雇主 | ||||
| 社会服务 教育 |
如您所见，您需要提供的信息会有所不同。例如，金融机构希望了解工资和奖金以及服务年限，以确保员工有信誉，而前雇员的新雇主则需要验证员工的职称，职责以及候选人是否符合条件为了重新雇佣。这里有些例子：
示例1 - 当前员工购买房屋： 克里斯托夫正在买房。贷方希望核实他的就业和收入长度。克里斯托夫要求你写一份他可以给他银行的就业信证明。
示例2 - 前雇员寻找新工作： Bobi在2年前为你工作，并在离开州时友好地离开了。她最近收到了一位新雇主的邀请，她想要证明她对自己的工作申请是诚实的，并且没有被解雇。新雇主向您发送要求您验证其工作的请求。在这里，您可能不需要包括Bobi的收入（除非新雇主特别要求），但除了工作日期之外，您可以在关于她是否有资格获得重新雇佣的问题上表明“是”。
示例3 - 当前员工申请社会服务： 凯伦为她的两个2岁儿子申请了一项以收入为基础的学前奖学金。学校希望证明她的收入水平，以使她的男孩有资格参加该计划。由于Karen兼职作为下午送货司机，您需要将她的工作时间纳入就业验证函。
在就业证明中不包含哪些内容
为了保护自己作为雇主，请确保员工已批准与请求者共享财务信息。通常，员工将是向您提出请求的人员。例如，您的簿记员Susan希望您提供一份工作证明，以附加到她希望租用的公寓的租赁申请中。房东想要验证Susan目前有工作并且得到足够的报酬以支付租金。在这种情况下，让您的员工苏珊签署房东的请求，并将该请求文件与您的就业验证信一起保存。
否则，不要……
- 提供财务信息 除非 由员工要求并批准
- 提供非法/受保护的信息，例如健康问题或婚姻状况
- 提供机密信息，例如未通过药物屏幕或没有有效的驾驶执照
- 分享您不会雇用此人的原因，例如表现不佳
例： 您的员工胡安有轻微的健康问题，有时因为哮喘而错过了工作。由于医疗信息受到健康信息可移植性和责任法案（HIPAA）的保护，因此向请求者提供此信息是非法的。
您可以通过查看我们的文章“每个小企业都应该知道的联邦劳工法”来了解有关HIPAA的更多信息。
小心你写的东西
你写的任何东西（特别是任何消极的东西）都会受到未来法律发现的影响，所以要小心，如果雇员没有被公司雇用要求就业证明，你就不会不小心报复。事实上，除了确认员工的职位，工作日期和工资之外，许多雇主拒绝提供任何参考信息。一些雇主甚至拒绝回应员工是否有资格获得重新雇佣。
什么是就业验证函不是
就业验证函并非用作参考，背景调查或社会安全号码（SSN）验证。让我们回顾一下外部组织可能对您当前或以前的员工提出的这些不同类型的请求：
就业验证信与背景检查
背景调查验证从居住地址和就业到犯罪历史的所有内容。背景调查由专门从事此类信息的公司提供。虽然您可以在您的营业地点验证当前和以前的工作，但您不应在您的工作验证函中提供有关员工背景的其他信息，以避免侵犯员工的隐私。
请参阅我们关于雇主的最佳背景检查公司的文章或访问我们推荐的背景检查服务，Goodhire。
就业验证函与SSN验证
请求组织有责任验证员工的SSN。如果是出于就业目的，新雇主可以使用像Goodhire这样的供应商eVerify，或者联系社会保障部。 SSN被视为机密信息，不会在就业验证函中分享，因为这可能会侵犯员工的隐私权。
就业验证函与参考文献
参考检查有时与就业验证混淆。他们不一样。当有人打电话给您进行前员工的参考检查时，您通常会分享有关员工在组织中的表现和贡献的详细信息。相反，您不会在就业验证函中分享绩效详细信息。
就业验证信件样本/就业证明
一旦您查看下面的示例，您可能会发现编写自己的就业证明更容易。单击链接以使用虚构名称和不同情景查看样本就业验证，以显示不同类型的就业验证可能是什么样子。
电子邮件
电子邮件可以是非正式的。这是一个电子邮件示例，用于验证就业，以回应新雇主要求验证您的前雇员是否与您合作。如果请求者有后续问题，请务必提供您的电话联系信息。
打印
一封信更正式，应该印在你公司的信笺上，回答请求者的问题。以下是房东的就业验证函。
形成
表格通常是验证就业的最简单方法。您可以下载并自定义此样本表单模板到您的公司，然后打印/制作副本，以便在员工要求您出于任何目的验证工作时手动填写。
更容易验证就业的方法
根据请求的信息类型以及请求者是否提供表单，您可能不需要编写任何内容。这里有些例子。
通过您的人力资源/薪资供应商
如果您使用的是像Gusto这样的人力资源/工资单供应商，您可能无需通过信函核实就业情况。例如，在为购房融资时，银行可以要求收入证明。可以通过从工资单系统打印YTD工资核算信息来提供。
请求者是否提供了就业验证表？
许多请求者将提供自己的表单供您填写。如果是，请仔细阅读表格，尽可能填写空白，签名并将其返回给请求者。作为人力资源最佳实践，您可能希望在员工的人事档案中保留已签名表格的副本，以防您以后被问及此事。
我们现有的文章人事档案 - 它应包含的内容中提供了更多信息。
考虑就业验证系统或供应商
如果您想完全退出就业验证流程，请考虑使用TheWorkNumber，Inverify，Intellicorp或Hireright等验证服务。这些服务通常为员工提供他们可以直接向希望验证就业的请求者提供的网站和代码。
拿起电话
通常，所需要的只是一个电话。通过电话联系请求者或要求请求者给您打电话，以便您可以说：“是的，Adolfo在2016年在这里工作。”
就业验证信函常见问题
如果员工还没有开始为我工作怎么办？
如果您的新员工搬迁并且需要租房或购买房屋，房东或财务公司将希望确保他们有工作。在这种情况下，请向请求者或员工提供已签名的要约信的副本。
查看我们的免费报价信函模板和如何指南了解更多信息。
如果组织怎么办？
如果请求者提供表单，他们通常更喜欢使用他们的文档输入信息。除了填写空白，签名并将表单返回给他们之外，没有必要做任何事情。
如果组织要求提供我不喜欢分享的信息怎么办？
如果您不方便提供所要求的信息，请不要提供。例如，如果新雇主询问员工每年起飞病假的天数，那么您将通过回答该问题来违反HIPAA。或者，如果请求者询问有关婚姻或性别状况等受保护级别的信息，您可以写下“拒绝回答”。 这比说'这不关你的事'更好。
如果员工自己写信并要求我签名怎么办？
这取决于。如果您对员工写的信息感到满意，请继续签名。员工经常自己起草信件，因为他们确切地知道所要求的信息，并节省您的时间。作为最佳做法，请员工在签名上方/下方签名，并在文件中保留已签名信函的副本。
如果员工没有/从未为我工作怎么办？
请求者可能有不正确的信息。如果是这样的话，回答只是说“我没有这个人作为雇员的记录。无法完成所提供的请求。“
就业核查信函的底线
作为雇主，您希望协助您的现任和前任员工满足其就业需求，以便他们获得住房，服务或信贷。通过仅提供所请求的信息，并且仅提供非机密，非法或不是请求者业务的信息，使您自己轻松并降低组织的风险。
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