VoIP电话服务提供商通过使以前只有昂贵的PBX硬件可用的功能更易于访问且价格合理，从而彻底改变了整个行业。您的小型企业可以利用这些功能为您的客户提供比实际更大和更成熟的功能，为更有价值的客户提供更好的服务，并扩展员工响应外部电话的能力办公室。
什么是VoIP电话服务
VoIP电话服务使用您企业现有的互联网连接来转换和传输语音作为数据，而不是您当地的电话公司的铜线。如果您使用Skype拨打电话，那么之前您已经使用过VoIP技术。但是，虽然Skype通常由个人使用，但还有其他服务，如Nextiva和Vonage，它们可以在更大规模上为企业利用相同的技术。
VoIP系统提供功能丰富且技术先进的电话解决方案。它们易于设置，配置和管理，通常比传统的固定电话系统更经济。 VoIP服务背后的技术也意味着它们可以提供传统固定电话无法提供的功能，例如实时应答服务。
流动性
VoIP服务允许您将移动电话用作办公室电话的扩展，从而将您的电话系统扩展到您所在的任何地方。您可以将电话转发给您，以便随时随地接听电话，并拨打电话并将其显示为来自您的办公室电话号码。这对于访问客户的人来说是一个巨大的好处，例如销售或客户经理以及远程员工。
可移植性
VoIP应用程序允许您使用任何电话甚至计算机作为个人分机，这意味着您不仅可以在办公桌拨打或接听电话。
灵活性
基于云的VoIP服务使您能够从计算机或智能手机应用程序登录到您的帐户，并即时管理您的电话系统，包括如何路由和处理呼叫。例如，您可以使用高级路由功能设置定期计划，在晚上和周末将呼叫转发到您的移动电话。
无障碍
大多数VoIP服务提供商都提供高级辅助功能，例如将语音邮件转换为文本并通过短信或电子邮件发送给您，这对听障人士来说可能是特别有益的。
集成
相同的语音到文本功能还意味着您的VoIP系统可以与第三方应用程序集成，例如CRM软件或自动拨号软件。因此，例如，当您收到来电时，您的CRM可以自动扫描该号码并显示您与之关联的任何相关数据。
设置VoIP电话系统前需要提出的问题
在设置VoIP电话系统之前，您应该考虑以下一些问题，以确保您选择最适合您需求的提供商和功能。
哪个VoIP电话服务提供商适合您？
您选择与哪个VoIP电话服务提供商合作将取决于多种因素，例如您将使用的可用功能，服务的易用性，他们提供的客户支持，以及最重要的价格服务 - 包括月度和国际电话，如果您的业务是这样做的。
经过广泛的审查，我们建议Nextiva作为小型企业的最佳VoIP电话服务提供商，因为它们的价格和行业领先的客户支持 - 但我们仍然对其他一些选择留下了深刻的印象。例如，RingCentral提供具有广泛功能的高度重视的服务，对于许多打国际电话的企业而言，8×8可以是最经济的选择。
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您的互联网连接支持多少部VoIP电话？
由于VoIP技术会将您的语音转换为数据，因此您的电话质量取决于互联网连接的强度和稳定性。在为您的小型企业安装VoIP电话服务之前，衡量您的互联网连接管理流量的能力非常重要。
使用免费的VoIP速度测试并记下您的结果，然后根据下表进行检查：
哪种VoIP电话最适合您的业务？
一旦为您的小型企业选择了最好的VoIP电话服务提供商，您的下一步就是为您的员工配备他们用来访问它的电话。这些可以是桌面电话，会议室电话，或两者兼而有之。对于配件，您可能需要获得VoIP耳机和VoIP适配器。
VoIP电话通常类似于传统的固定电话，但它们通常包含更广泛的功能，更重要的是，它们连接到您企业的互联网连接，而不是传统的电话线。
我们建议将Grandstream GXP2170作为最好的VoIP电话，将Grandstream GAC2500作为小型企业的最佳VoIP会议电话。
您想将您的公司介绍为小型企业还是大型企业？
根据您所在的行业以及您通常所服务的客户类型，您可以通过将自己展示为小型企业或大型公司而获益更多。较小的企业可能会产生更个性化服务的印象，而较大的公司则会产生权威性和稳定性。
以下是一些可能影响客户对您业务的看法的因素：
公司的声音
您的公司负责人或其他知名员工应该是您的电话系统的声音，还是应该聘请配音演员来记录专业问候？这取决于您要投影的图像。如果您的客户经常进入您的业务，那么专业录音不会让他们认为您是一家拥有数百名员工的公司。另一方面，如果您为其他可能永远不会看到您办公室的企业服务，专业的声音可能会对他们的意见产生积极的影响。
打开菜单
当一个人打电话给您的公司时，您希望自动助理为他们提供哪种类型的选项？几乎所有主要的商业VoIP服务提供商都能让您通过逐个拨号目录选项来设置电话树。此外，您是否希望呼叫者能够选择联系不同的部门（如销售，支持或计费），还是分为新客户或现有客户等类别？您提供的选项越多，公司可能出现的规模就越大。但是，更多选项也可以增加呼叫在完成之前被放弃的机会。
录制通话
没有什么比电话公告更大的公司说：“你的电话可能会被记录用于培训和质量控制目的。”但是，除非你有充分的理由记录电话，比如通过电话接听电话，这个公告可能比如果您的客户将其与非个人服务相关联，那就太好了。同样，通话记录法因州而异，因此如果您决定录制它们，请务必遵守规定。
您想以同样的方式管理所有通话吗？
每个企业都必须决定如何分配有限的资源。例如，您是否希望鼓励您的客户致电您的公司？是否存在某些类别的客户或要求优先于其他类别的客户或请求？
在30秒内通过现场人员接听80％的来电被认为是好的，其目标是将被拒绝的呼叫数量（挂断）保持在总呼叫量的7％以下。当然，每个企业都是不同的。您可能希望鼓励呼叫者在您的企业网站上查找信息，或者您的客户可能愿意等待更长时间才能获得服务。
以下是设置电话系统时需要考虑的一些问题：
- 人们称您的公司为什么常见的原因？
- 他们的请求类型是由特定的个人，一群人处理，还是有更好的选择？
- 你真的希望由现场人员处理哪种类型的电话？
- 是否存在一天中某些时间或您的企业充满电话的情况？您想如何管理这种需求增长？
- 您是否希望员工在办公室外接听和拨打电话？
这些问题的答案将帮助您开发或绘制规则流程图，以便您希望如何处理呼叫。
例如，当客户选择一个选项时，他们的呼叫可以被路由到特定的个人或团队。呼叫可以立即响应多个分机，以便第一个可用的人员根据工作负载进行接听或分配。如果呼叫未在一定数量的响铃内应答，则可以自动转发到其他个人或组，备用号码（如移动电话）或发送到语音邮件。您甚至可以根据一天中的时间更改这些规则。
设置VoIP电话服务的底线
设置VoIP电话服务可能是您在设置新办公室时首先要做的事情之一。但是，最好花一点时间来审核您的业务需求，以及在提交之前它们如何与每个提供商的功能和价格保持一致。
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