26有用的时间管理技巧和技巧

来自哈特福德的一项关于时间管理不善的隐性成本的调查显示，单个员工如何花费15分钟的工作时间在线浏览，每小时花费62.50美元。无论员工的角色如何，这些数字都可以轻松地了解时间管理对企业生产力的重要性。，我们已经请专家与我们分享他们自己的时间管理技巧，技巧和工具，每个小企业都可以采用这些技巧，提示和工具来提高他们的底线。

以下是专业人士提供的26个时间管理技巧。

1.管理您的手机，不要让您的手机管理您

Nick Glassett，Origin Leadership Group的联合创始人

我从这个概念开始很小，然后随着时间的推移逐渐成长。首先关闭我的电子邮件的声音和振动通知。在iPhone上，电子邮件的声音通知是您不需要的分心。过了一会儿，我决定杀掉徽章通知，因为那里带有数字的小红圈就是让我唠叨接触电子邮件图标。我使用一种称为“批处理”的方法来管理我的电子邮件和短信。我在上午9点，中午12点，下午3点，下午6点检查。社交媒体现在很少被检查，因为通知已关闭，这就是应该的方式。您所做的只是进入设置，并关闭不必要的事情的警报。从小处开始，稍微整理一下通知，然后从那里进化。现在你的手机将用于你的时间，而不是其他人的手机。通过大幅减少干扰，您可以更加专注。疯狂的是……你几乎没有注意到！

2.在看板上跟踪您的任务

Naya Tsoukala，数字与影响者营销，Gmelius SA

在大多数小型企业环境中，员工必须每天处理各种任务，从回答客户电子邮件查询到销售预测和项目管理。小型企业员工最佳地分配时间和精力的最佳方式是让整个团队采用紧急任务管理系统（根据业务的平稳日常运行的重要性确定任务的优先级），从而实现灵活性和成员之间的实时协作。看板是这种系统的具体例子。如果您明确定义了哪些任务需要完成以及按哪种顺序（保持80/20帕累托原则），您的员工将知道如何更好，更有效地分配时间，而不会浪费时间。

3.使用Zoho CRM自动化您的销售和营销任务

Kyle David Group，LLC营销经理Keri Lindenmuth

我们公司使用的一种资源专业地简化了我们的任务，并帮助我们的团队腾出时间，然后可以在其他地方分配Zoho CRM。此工具对销售和营销团队非常有用。它具有一系列自动功能，例如后续提醒，工作流程和个性化电子邮件链。这些是我们团队一直以来的日常任务;然而，组织线索，他们的状态和他们的沟通可能占用一天的大部分时间，几乎没有时间进行其他重要任务。这种自动化可以节省时间，使我们的团队能够更好地开展销售工作，使其更快更顺畅。与报告工具和发票计划等其他工具集成可为CRM添加额外元素，确保所有关于潜在客户和销售的重要数据都位于一个位置。这些都是微小的变化，可以大大提高效率和时间管理。

4.计划你的一天或计划失败

Koss Creative Brands首席执行官兼所有者Rusty Koss

没有计划去上班就是计划失败。在工作日之后选择一个专门的时间来计划第二天。从最重要的任务开始逐个小时。这将为您提供即将到来的一天的精神图片，让您在重要/紧急任务中断的情况下重新回到正轨。

5.每天早上整理你的大脑

CLT Leads首席执行官Tess Ausman

我们头脑中有很多提醒 - 无论是个人还是专业 - 它都会扼杀我们的生产力。每天早上，无论是第一次起床还是坐在办公桌前，都要花五分钟时间列出你的一切认为你必须做一天。一旦它完全失效，将个人与专业分开（颜色编码是我最喜欢的）。然后，魔术开始了。使用重要/紧急的方法，问自己两个问题：这对我的一天来说重要吗？它是否迫切需要在一天结束时完成？这很快将你所有的东西分开认为你必须从必须完成的事情中获益，这样可以提高你的生产力，因为你是激光聚焦的，并准备好解决重要的事情。

6.每天早上领导每日战略会议

TyCoelap博士，MyCoach.Life首席执行官

早上的战略会议是帮助员工保持正轨的好方法。无论是每天五分钟的战略会议还是每周一次的15分钟会议，他们都可以帮助进行员工时间管理。利用这段时间来设定员工的期望。而不是仅仅发出任务，询问您的员工如何在今天或一周使用他们的时间。但要保持快速。目标是问责制。不要把它作为一个责骂会议，把它作为一个机会，看看哪些员工需要更多的时间管理培训。

7.练习时间阻止

PhoenixNAP全球IT服务总裁Ian McClarty

我首先为当天需要完成的每项任务创建一个计划。我将我的任务全天分解为30或60分钟的时间段。这确定了最后期限并对工作设置了时间限制，使其成为自动组织者。我已经用了两年多了，发现我的生产力大大提高了。我使用的工具：Evernote很棒。由于我总是在旅途中，大部分时间我都没有笔记本电脑，我在手机上安装了应用程序。这是记录笔记，与员工分享以及随时随地制作重要文件的好方法。它很棒，因为它具有类似于Microsoft Word的功能。我也喜欢使用Unroll me。这是一个应用程序，我可以将我的所有月订阅记录到一封电子邮件中。老实说我不知道如果没有这个工具我会做什么，因为我有很多订阅我用于我的业务，其中大部分是云驱动器帐户。

8.适应您的位置

Katherine King，跨文化管理顾问，隐形文化

美国的时间管理可能与另一个国家不同。因此，当你是新手或在外国领土时，放慢速度。如果你这样做，你会更快到达那里。

减速时该怎么做？建立关系，观察和倾听而不是说话，建立关于你到达之前发生的事情的背景（在一些国家这只会在建立关系后才会发展），学习组织结构图，知道你在与谁沟通，他们的等级和他们的成功是什么样的，并且避免判断他们似乎没有工作，因为如何在另一个国家完成工作通常看起来与你自己的不同。

9.避免工作场所的自责和消极情绪

Marina Pilipenko，市场经理，actiTIME

要乐观。您的时间管理工作会有起伏。即使事情没有按照你的计划进行，也要保持积极的态度。自责不会有任何好处，但会吸引你的精力和决心。当你完成需要一些时间管理技能的事情时，要给予自己的赞扬。

10.给员工一个“待办事项”清单

时间管理专家兼演讲人Stephen Davies

自2008年经济衰退以来，很大一部分小企业通过削减行政资源来应对间接成本的恐惧。这意味着公司中的大多数人通过执行可以由较便宜的资源处理的任务来低于他们的工资等级。确定这一点的最佳方法是帮助每位员工确定他们的时间价值，并让他们创建一个“不要列出”他们所做的所有低于此值的事情。当所有这些被查看并整理在一起时，它可以为廉价的管理员工创建工作描述，并让其他所有人都可以花更多的时间来处理为公司带来价值的事情。

11.制作每日目标清单

Bart Bart，数字营销顾问，巴特组织

写下你早上开始工作前一天的目标。作为一名企业家，拥有一份您希望在当天，一周，一个月和一年中完成的项目列表非常棒。最好的感受之一是从列表中检查这些项目。它创造了一种成就感，并帮助您继续努力取得成功。

12.尽量减少日历上的空白区域

Sarah Elles Boggs，房地产经纪人，Sarahelles.com

我能想到的最有效的提示是通过计划开始您的一天，并将所有内容放入您的日历，甚至是家庭时间。您日历上的空白区域无效。死的时间。我每天早上醒来，回顾当天的待办事项清单和日程。如果事件不在我的议程中，则不存在。没有例外。我的日历中有一些插槽用于处理所有事情，包括跟进活跃的客户，为我的儿子寻找新客户，会议和玩具。如果存在冲突，我必须权衡我是否可以移动约会，或者是否值得取消约会。营销（寻找新业务）和当前客户跟进时间永远不会被取消。

13.认识到时间管理对每个人都有不同的作用

Jerry Haffey Jr.，Ambrosia治疗中心业务发展总裁

根据我的商业经验，最好的时间管理技巧是时间管理不是一个通用的主张。没有通用的方法让每个人有效和高效地管理时间，因此迫使人们进入系统只会导致高流动率。有了这一点，我发现必须与我的团队成员单独合作，目标是根据他们的优势和局限制定独特的计划。有些人在完全平静和安静的环境中茁壮成长，而其他人欣赏能量。通过发现员工的需求，我可以通过有利于我的业务以及他们自己的生活和幸福的方式来建立他们的成功。

14.将会议时间限制在30分钟或更短

工程。 Cristian Rennella，elMejorTrato.com首席执行官兼联合创始人

经过九年的工作并尝试了许多不同的时间管理策略，我可以向您保证，最好的策略是尽量减少您的会议（如果您可以消除它们，甚至更好）。在我们的小型企业中，我们决定每位员工每天只能参加一次会议，每次15分钟，只有五个人参加。这有助于我们改善时间管理，使生产率提高21.4％。我们还可以参考“经济学人”发表的这篇文章，该文章展示了一家制造公司如何通过将会议限制在最多30分钟和七名团队成员来节省相当于200名员工的工资。

15.在任何事情之前，追踪你的时间

Maple Holistics营销经理Nate Masterson

为了了解什么是什么，并且有一些坚硬，冷酷，可靠的数据可以应对，你需要跟踪你的时间。毫不夸张的说。无论是使用应用程序，笔和打击垫，还是电子表格软件，在正确管理之前，您需要知道自己在做什么与时间有关。很多时候，一个强大而有能力的领导者以身作则，所以如果你希望你的员工明智地利用他们的时间，那就从自己做起。

16.使用番茄钟扩展

Fialed营销协调员兼执行助理Ciara Hautau

在处理两份工作时，我必须拥有良好的时间管理技能，因为缺乏这些技能最终会导致无法正确完成我的工作。我用来帮助最有效地管理时间的最好的生产力工具之一是Pomodoro Assistant Chrome Extension。这是一个Chrome扩展程序，可以帮助您正确管理任务和中断，因此您不会长时间陷入任务。只需将计时器设置为您希望在任务中工作多长时间（建议25分钟），番茄工作室助手将向您发送有关何时休息或换档的通知。它还会跟踪历史数据，以便您了解自己的表现。

17.利用Zeigarnik效应的力量

Halelly Azulay，TalentGrow LLC的创始人兼首席执行官

俄罗斯心理学家Bluma Zeigarnik发现，我们往往比完成任务更好地记住未完成的任务。这是因为我们的思想寻求解决和关闭中断的任务。这些“开环”导致我们的思绪一遍又一遍地向我们发出关于它们的信息。尝试使用Zeigarnik效果来对抗拖延：如果你发现自己拖延开始某事，做一些事情 - 任何事情 - 让你开始执行这项任务（即使这是工作中最简单的部分或项目的一个微不足道的方面）。你将更有可能完成它，因为你的头脑会把它看作一个开环并导致你渴望关闭。

18.模仿和教导啃咬的艺术

Nan Russell，作者和演讲者，NanRussell.com

Nibbling是一种非常有效的方式，可以利用非常小的时间分配来实现目标，以及预防或应对拖延的方法，并增加个人动机。这是一项能够并行完成任务，义务和责任的技能，无需丢球。 Nibbling不是一个线性过程或从头到尾的方法。当你蚕食时，你会让一个任务或项目消失，或者在小的可咀嚼部分中逐位前进。当你考虑最终产品时，它似乎势不可挡。但是，如果你想到一个蚕食，它更可行。 Nibbling看起来像是每晚写一部小说两个小时的人，或者是以30分钟的间隔进行排序。它也是一个强大的动力。完成任何事情会增加完成更多工作的动力。

19.安排时间处理您的电子邮件

Maura Thomas，演讲者，培训师和作者，MauraThomas.com

管理电子邮件需要正确的工具和正确的思维方式。关于大多数人忽略的电子邮件，有一个看似简单的想法。而且因为他们这样做，他们会陷入电子邮件压力。电子邮件是实时工作。在您开始在计划中留出一些时间处理电子邮件之前，您无法有效地开始管理电子邮件。很多人安排他们的日子，并且不知何故认为他们会在会议和“实际工作”之间的短暂差距中保持电子邮件的最佳状态。更好的管理电子邮件的方法始于承认电子邮件是“真正的工作”，就像任何其他人一样你一天的任务。换句话说，您无法安排自己进行背靠背会议，并且仍然期望保持在您的电子邮件之上（或者，就此而言，完成任何其他主动工作）。

20.在网站外工作时使用应用程序取消社交媒体

Lek Cheek，创始人兼首席执行官，Cheek'd

我最喜欢的生产力黑客之一是在一个名为Stay Focusd的应用程序的帮助下。在家工作时，Facebook和Twitter可能是一个主要的分心。 StayFocusd通过限制您可以花费在它们上的时间来帮助避免这些干扰。 Google Chrome扩展程序允许您使用十分钟默认选项在某些网站上设置特定时间限制。一旦您的时间用完，您选择阻止的网站将无法在当天的剩余时间内访问。

21.教练员工时间管理问题

Ridester社区经理Hamna Amjad

时间管理并不是每个人都自然而然的。像许多其他技能一样，您需要将这项技能传授给您的一些员工。找出您的员工无法有效管理时间的原因，然后培训他们如何处理提高工作效率的时间。例如，有些员工发现很难说不，因此，工作不断积累。你需要教他们如何确定优先顺序。告诉他们每天制定一个优先级列表中的前五个任务，这些任务更重要且不能延迟，以便他们可以先完成这些任务。如果一些员工错过重要会议或截止日期。您需要与他们进行一对一对话，以确保他们与您在同一页面上。

非常清楚不能错过的截止日期或会议。还有一些员工喜欢一次做太多事情，这会使他们失去焦点而不能按时完成任务并获得最佳效果。虽然多任务处理并不是一件坏事，但有时候任务需要完全集中。教他们消除分心，一次处理一件事。

22.在工作场所应用注意管理

Skillshare

时间管理不一定需要改进，而是注意力管理。这个新概念表明，不是试图通过时间管理来创造效率，而是可以专注于为每个项目或人员分配的注意力，以便为每个项目提供应有的时间而不会分心。能够更好地关注单个项目将因此提高您的生产力。注意力管理是一个由两部分组成的概念;这是你能够在需要时刻意拨打你的焦点，并在决定哪些任务值得关注时明智地选择。

有几种方法可以改善您的注意力管理，例如借助Todoist等应用程序或类，例如最近推出的方正研究所董事总经理Mark Siskar关注管理课程，现已在Skillshare平台上提供。

23.确定你的时间匪徒

Rita Schiano，创始人，过着蓬勃发展的生活

糟糕的时间管理是一种不能为你服务的习惯。像所有习惯一样，它们是强大的，塑造我们的行为和我们的生活远远超过我们的意识。对于这个练习，要自我反思你的日常习惯。例如，您是否打算检查您的电子邮件，Twitter，Facebook页面更新以及手机和社交媒体网站上的无数其他应用程序，然后突然发现飞行了90分钟？你打算玩十五分钟的在线游戏“只是为了清醒我的思绪”，突然间三个小时过去了吗？遇见你的时间强盗 - 那些偷偷摸摸的浪费时间的浪费，我们可以更有成效地使用它们。在接下来的五天里，像往常一样去做这些活动。不要做出调整，做你通常做的事情。

例如，假设您每天检查Twitter或Facebook。在表格上记下时间强盗（例如，检查Facebook），记下开始时间，并记下结束时间。为每项活动（社交媒体，电子邮件，游戏，电视等）执行此操作。

24.关注高影响力活动

大卫派克，连续企业家和作家，新创业公司

作为企业主，您的时间是您最宝贵的资产。为了最大化我的时间，我确保我专注于高影响力的活动来发展业务。高影响力的活动可能包括探索大客户或建立新的合作伙伴关系，而低影响力的活动将执行您的每周簿记。很容易陷入杂草，但有时你需要退一步看看你是否有效地利用了你的时间。此外，我发现创建每日清单有助于让自己专注于我想要每天完成的工作

25.意识到你的自然生产力

Suzanne Brown，演讲者和作者，妈妈力量运动

我将时间管理看作是提高效率的公式的一部分。生产力+时间管理+坚持任务=与我们的时间保持高效。我建议您充分利用自然生产力。你想要在最有效率的时候做最具挑战性的工作而不是简单地检查你可以在一天中适应的简单任务上的大量方框。在最有成效的时间安排一个工作小时以获得挑战或者当时完成的战略工作。并且为了充分利用这段时间，在前一天晚上做一些准备工作，这样你就可以在专用小时开始时保持高效工作。如果您不确定何时效率最高，这可能有所帮助。在一两个星期的过程中，如果你没有开会，看看你何时自然而然地遇到困难，请花几天时间。如果你没有开会以分散时间，你将能够认识到你在一天中的步伐。

26.授权您的员工与客户协调

Jobber首席执行官Sam Pillar

通常情况下，服务技术人员会被办公室管理员或业务所有者派遣和路由，并且在去看客户时经常感到他们“盲目”。在许多情况下，销售代表可能已经到现场或引用了正在完成的工作，因此他们之前没有亲自见过客户。使技术能够与客户建立关系并进行沟通 - 即使是快速的短信或电子邮件，上面写着“嗨，我是你的技术人员，我很快就会前往你所在的位置”或者“我遇到了流量，但我保证我在途中“为客户和技术人员创造奇迹。在工作结束时，能够在工作结束时向客户发送发票，并提供证据（照片，使用的部件等），立即建立在公司和客户之间建立信任的奇迹，并且比以后等待发票更有效率。

除此之外 - 提供工具使服务提供商的客户能够自助提供信息是另一个伟大的生产力黑客。让您的客户能够随时支付发票或发送工作请求，有助于在工作时间之外进行通信，并减少从办公室到客户端和来回的大量来回 - 这不可避免地使业务运行得更好。