如何以5个步骤创建RFP [+免费模板]

提案请求（RFP）是一份正式文件，描述了公司对项目外部帮助的需求。它概述了项目范围，目标，预算，时间表和选择标准等详细信息，请求供应商提交投标。 RFP允许企业评估供应商的优势和劣势，帮助他们选择最适合的工作。

雇用供应商后，您需要一种管理关系的方法，以及共享文档，项目时间表和合同的中心位置。 Zoho CRM及其姊妹产品Zoho Projects允许您将其作为强大的组合软件解决方案。访问他们的网站并开始免费试用，了解有关Zoho功能的更多信息。

访问Zoho

免费征求建议书（RFP）模板

链接到Google Doc，Word和PDF RFP模板

RFP有很多种，具体取决于行业，项目和创建者的经验。没有两个是相同的。但是，目标应该是相同的：从合格的供应商那里获得相关的响应，这将有助于您评估他们的优势和劣势，以确定哪一个最能解决您的问题。为此，请下载我们的免费提案请求（RFP）模板。

在您开始之前

在开始您的提案请求（RFP）文档之前，您需要确定要将提案请求（RFP）发送给谁。要查找公司，您可以使用以下内容：您之前与之合作过的供应商，行业协会，内部推荐，社交网络（例如LinkedIn），行业分析报告（例如Gartner）以及Google搜索。

如何创建有效的RFP

定义好受众群体后，即可开始创建投标请求（RFP）文档。这不一定是一份冗长的文件，但它应该清楚地解释您希望实现的目标，为什么您的请求具有商业意义，如何提交回复以及您的整体预算和时间表。

因此，您应该按照以下步骤使RFP尽可能完整：

1.制定项目概述

在深入了解RFP的详细信息之前，请向您的受众概述您的身份以及RFP的目的，包括您尝试解决的问题。本节应该提供足够的信息，以便潜在的供应商可以快速查看他们是否感兴趣并且有资格回应。此步骤最终节省了双方的时间，您希望公司的出价有助于解决您的问题。

要完成此步骤，您应该执行以下操作：

提供简短的公司概述

提供您的企业或机构，网站以及您的工作的简短摘要。在这里简要说明。为潜在的供应商提供足够的上下文，以便他们知道您是否在一个他们能够并且想要工作的行业中。理想情况下，您需要一个能够在类似行业中解决类似痛点的供应商。 “我们向正在寻找不寻常体验的高净值消费者出售豪华度假套餐。请访问我们的网站了解更多信息。“

说明RFP的目的

这是您的RFP的简要“内容”和“原因”。解释你想要做什么，或者更重要的是，解释你想要解决的问题。 “我们正在努力通过改善营销工作来增加明年的客户群。”这让潜在的供应商普遍知道公司有一个目标（更多的客户）和他们认为需要解决的问题（营销）。将此部分保留为两到三个句子，目标是激起兴趣或快速通过。

2.提供公司背景

提供有关贵公司的更多详细信息。除了上市公司和联系信息之外，您还有机会描述您的客户是谁，您如何帮助他们，以及您如何融入行业（初创公司，高增长轨道中的中间包，行业领导者），以便您的受众了解他们应该与你做生意的原因。最后，解释是什么让您的公司与竞争对手不同。

该部分至少应包含以下信息：

提供公司和联系信息

您接触的供应商很可能不会听说过您。提供您公司的网站，实际地址，并列出任何其他相关信息，如其他网站，母公司关系或其他相关位置。包括RFP的联系人姓名，电子邮件，职位和电话号码。

描述你的所作所为

无论您是为非营利组织，政府机构还是公司工作，您的存在都是基于向某人提供某些东西。您提供哪些产品或服务？您如何帮助您的客户解决他们的问题？你有一个案例研究要分享，总结你如何帮助你的客户？是否有更大的可识别竞争对手可以参考做类似的事情？

解释你的差异化

通过解释您如何适应您的行业，帮助潜在合作伙伴更好地了解您的公司。你的秘诀是什么？你的竞争对手不怎么做？为什么客户喜欢和你做生意？你持有任何专利吗？你赢得过任何行业奖项吗？这将为供应商提供更多背景信息，帮助他们解决您的挑战，特别是如果他们帮助了类似的业务。

来自RFP模板的快照

3.定义工作范围

在总结了您和您的公司之后，请吸引内部或外部主题专家（SME）来帮助您定义项目。这是您认为供应商根据他们的建议以及项目的既定目标完成项目所需的所有服务（和产品）的列表，以及您希望从供应商的工作中看到的内容。

这里最重要的是保持开放的心态，让您的供应商具有一定的创造力和灵活性，以便他们能够提供他们认为可以解决您的问题的计划 - 即使他们提出的建议与您或您的中小企业所定义的不同。如果他们的可交付成果与你的产品不完全匹配，但得到你想要的结果，那就好好考虑一下。只要确保你已经让他们解释（在他们的最终出价中）他们提出不同的东西的原因。

您的工作范围还应该执行以下操作：

描述你的挑战

讨论您在项目和整体业务中遇到的特殊挑战。提供这两个领域的具体示例。例如，如果您的RFP用于重新设计的网站，请解释您的公司决定这样做的原因。为什么现在？为什么不等呢？有什么后果？您可以提供的上下文越多，解决方案响应就越相关。

以下是在提供上下文时如何描述挑战的示例：

电子商务占我们业务收入的70％。
在第四季度（第四季度），我们将发布一个新的产品线，将SKU增加45％;我们觉得这会压倒网站。
我们的网站已有10年历史，与竞争对手相比看起来非常过时。
我们希望它在更可定制的平台上重建。
当前平台与我们的其他软件无法很好地集成。
客户调查显示很难导航。

列出项目可交付成果

项目可交付成果是您认为成功完成项目所需的详细信息。这些是基于您的目标所需的技术，人员角色，任务和可交付成果，以及您对实现这些目标的方式的理解。使用您的中小企业信息和您已完成的任何其他研究来列出可交付成果。如果您不知道具体涉及的所有内容，那就没关系。

列出您的可交付成果

沟通项目目标

说明项目的结果以及您希望看到的任何具体的衡量标准。对这些目标的影响将取决于供应商的工作对结果的影响程度。例如，如果您正在聘请代理机构来制定和实施内容营销策略，您可以列出以下目标：

第一季度（Q1）制定并实施电子书活动
在第二季度（Q2）从新角色获得50个潜在客户
第三季度营销合格潜在客户增加75％（第三季度）
收购15位新客户

在这种情况下，营销机构的工作直接负责增加潜在客户，但只间接负责收购15个新客户。该机构可以帮助引入潜在客户，但这取决于贵公司的销售团队关闭它们。此外，拥有特定的，可衡量的目标（参见我们的最佳智能目标示例文章）是很好的，但请注意那些响应承诺他们可以达到或超过您的所有目标的供应商。根据我的经验，这是一面红旗。

我曾经从教练公司收到了一份RFP，其营销目标非常出色 - 他们想要一个神奇的“保证”，我们的机构将会实现这一目标。他们是如此过分（特定），我打电话给请求者，问他们是否正确。他立即推回说：“为什么，你的机构不能达到这些目标？我们会自己做，但我们没有时间。“对。电话没有改善，所以我们传递了它。

对于您最终要完成的项目，您需要功能齐全，直观的项目管理软件。 Zoho Projects可帮助您规划项目，跟踪时间并与供应商轻松协作。它还与Slack，Zoho Invoice和Zoho Docs等其他应用程序集成，使整个项目生命周期可以从一个位置进行管理。访问Zoho Projects进行为期30天的免费试用。

访问Zoho Projects

4.说明您的预算和时间表

您应该列出您的预算，即使它只是一个范围。预算可以帮助潜在的供应商知道他们是否合适。但是，可能存在一些项目要求，其中预算 - 甚至是范围 - 由于各种原因无法阐明，例如项目依赖于待定的政府资金请求，或者因为您没有参考框架项目应该是成本。

如果您属于此类别，请确保有一个非常令人信服的（陈述）理由，为什么不包括预算，除非您知道在您的特定行业中不包含此信息的惯例。这也是包含项目时间表的好地方，与预算一样，它可以帮助供应商了解它们是否可以使用。它还将显示您已完成作业并设定了切合实际的期望。

为确保您从潜在供应商处获得最优质的出价，请始终执行以下操作：

研究定价

如果您不知道您要求的费用，请不要猜测。这会使你处于劣势，因为如果你的拍摄方式太低，供应商就不会认真对待你（或者更糟糕的是，不会回应）;拍摄方式太高，你已经为自己付出了超出你需要的费用。做一些研究将使您与供应商保持平衡，并告诉您公司的项目预算是否需要重新调整或完全放弃。

列出您的预算，即使只是一个范围

包括时间表或时间表

您的项目可能会受到严格的期限限制，例如为您的年度大型贸易展览会准备一个新网站。它也可能更灵活。在任何一种情况下，都包括时间表以及您选择这些日期的原因。如果您不确定类似项目应该花多长时间，那么进行一些研究是个好主意。

例如，如果您为新网站提供三周的时间表，那么您就要求不可能，浪费您的时间和潜在供应商的时间。如果你真的需要急于投入你的项目，那么很高兴知道它被行业标准认为是一种匆忙（但并非不切实际），并且你可以期望收取额外的费用。

解释您的时间表和日期的重要性

我已经审查了RFP，其中提交者没有关于所请求服务所花费时间的概念。在一个案例中，他们希望为一个通常需要六个月才能在两个月内成功完成的计划提供服务。这表明他们没有完成他们的功课，受到不切实际的自上而下的任务驱动，或者并不真正关心项目的成功。虽然您不希望确定精确的时间表，但您可以进入球场。

5.定义提交要求

了解不同的供应商以及他们如何处理您的项目。通过解释响应要求，说明需求，提出相关问题以及沟通时间表，您有机会向您，您的公司和项目展示重要信息。这是他们的差异，相似之处，优势和弱点在表面上作为开始选择过程的材料。

要完成此步骤，您需要执行以下操作：

设置所需信息的期望

通知供应商您希望他们的回复包含某些必需的信息。您指定的要求取决于您，但是期望越清晰，您对项目的响应就越好。将这些项目包含在项目符号列表或可检查列表中。

通常，大多数企业都要求对所有RFP进行以下操作：

公司背景
相关经验，资格，成功（例如，案例研究，样本工作）
对项目范围的建议
回答具体问题
管理项目（谁，何地，何地，何时）
价钱

定义需要到达的地方

这些是出价必须包含的内容才能被考虑，并且是非谈判的。它们是贵公司认为必备的属性，技能和标准。它们可以是技术性的（例如，AWS Solutions Architect认证），地理位置（例如，每个团队成员必须以美国为基础），与行业相关（例如，与软件即服务（SaaS）公司合作的成功记录），或者候选人需要的任何其他标准。