如何在加利福尼亚分五个步骤进行工资单

拥有一名或多名员工的加利福尼亚州企业需要按照联邦，州和当地法律（如带薪病假和通勤福利）办理工资单。由于可能会受到处罚和罚款，在加利福尼亚州进行工资单的最佳方式是使用这五个步骤外包。

Gusto是一家小型企业薪资服务提供商，在美国所有州（包括加利福尼亚州）提供薪资合规服务。您可以通过在线回答问题来设置工资单，甚至通过易于使用的系统为您的员工提供福利。 Gusto通过30天试用免费提供您的第一份工资单。

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放弃: Fit Small Business不作为持牌法律或税务专业人士运作。我们建议您咨询您的律师，工资会计师或有执照的专业人士，以了解与您的工资核算流程相关的决策。

加州薪资如何运作

加州工资单要求您跟踪超过工作小时数和工资率。事实上，从其他州扩展到加利福尼亚州的小型企业经常发现在那里支付工人会增加其工资流程的复杂性。加州有自己的计算加班和休息时间的方法。

而且您还必须跟踪应计假期，休假并留下余额。这是因为如果员工被终止或退出，您必须支付任何未使用的病假工资或休假余额，这在许多其他州是不需要的。

扩展到加利福尼亚州的多州雇主可能会发现，与Justworks合作的专业雇主组织（PEO）更容易合作，因为他们在所有州（包括加利福尼亚州）拥有人力资源，工资单和税务合规专业知识。当您外包给像Justworks这样的PEO时，您可以避免风险，例如可能违反加州劳工法。获取Justworks的演示。

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以下是使用外包提供商在加利福尼亚州执行公司工资单的五个步骤：

1.确定哪些薪资法律会影响您的业务

在加利福尼亚州处理工资单之前，您需要了解适用于您的业务的规则以及您雇佣的工人类型。根据您的业务规模，所在地点，您所在的行业以及您是否雇用员工，承包商或两者兼而有之，各种加州工资单法律都会发挥作用。除了影响所有美国雇主的联邦劳动法（如工人赔偿保险要求）之外，加利福尼亚州还有自己的法规来规范就业，例如强制病假，工资单要求，失业和加班。

联邦和州法律之间差异的例子

只是为了让您了解这是多么复杂，看看加利福尼亚州和联邦薪资法律的不同之处：

联邦薪资法与加利福尼亚州


薪资影响	联邦薪资法	加利福尼亚州工资法
支付率，支付类型，支付周期和支付存根	每个FLSA的最低工资为每小时7.25美元。没有联邦法律规定何种类型的付款，工资单周期或是否需要工资单。	根据雇主的规模，加州最低工资为每小时11美元或12美元。其他费率适用于不同类型的工人。他们还规定了必须出现在工资单上的确切信息。
加班和休息	每个FLSA加班一周40小时。没有规定的休息时间，但如果提供休息时需要政策文件。	加利福尼亚州的加班时间基于一天中的小时数，一周中的小时数以及连续工作天数。此外，还规定了休息时间，如果员工无法休息，您必须每天额外支付100美元。
带薪休假和离开	一旦雇主有50名雇员，FMLA要求无薪假。	加利福尼亚州有许多州法律规定带薪病假，怀孕假，残疾，失业以及其他许多基于公司规模的法律，从雇员只有5名员工开始。
同工同酬	EEOC要求拥有15名或更多员工的雇主遵守。	加利福尼亚州将反歧视法律扩展到多个类别，如孕妇和个人的性取向。
失业，残疾和工人补偿	劳工部要求雇主参与提供失业保险，但不要求工人赔偿。 ADA要求拥有15名或更多员工的雇主为残疾工人提供服务。	加州允许雇主参加州失业基金。残疾保险也是国家规定的，加州的失业保险也是如此。并且，加利福尼亚州增加了适应新父母以及孕妇和哺乳妈妈的要求。
工资税	美国国税局要求企业和员工支付联邦工资和所得税。	加州增加了四项额外税收 - 两项由雇主支付，两项由雇员支付。

此外，一些城市地区也有劳动法，例如影响这些司法管辖区雇主的额外强制性带薪病假。如果您在加利福尼亚雇佣工人，您将需要了解这些法律以避免审计，罚款和处罚。

虽然我们无法涵盖所有影响加州薪资处理的法律，但我们会尽力提醒您注意该州独有的薪资区域。有关可能影响您如何进行工资核算的加利福尼亚州法律列表，请参阅下面的加利福尼亚州法律表。

我们来看几个例子：

最低工资

加利福尼亚州的最低工资远高于联邦最低工资标准，并附带有关谁可以获得最低工资的额外规定。事实上，根据雇主规模，您可以提供的最低工资在加州有所不同：

以下是加州雇主规模的两个最低工资标准：

员工人数不超过25人的雇主：每名员工每小时11美元
拥有26名或更多员工的雇主：每名员工每小时12美元

针对特定情况还有其他最低工资规则，例如获得提示的员工。此外，许多城市，如洛杉矶和旧金山，都有自己的最低工资。值得庆幸的是，加州大学伯克利分校法律中心提供有关加州最低工资标准的城市详情。

在加利福尼亚加班

在全国范围内，加班时间是指在标准工作周内超过40小时工作的任何小时数，通常会影响非豁免工人。加利福尼亚州通过要求在一天半工作超过八小时的任何时间加班加班来增加这一点。然后，在一天工作12小时后，加班工资是工人正常工资的两倍，连续工作的第七天的前八个小时。

如你所见，它很复杂。准确计算加班时间以及正确分类员工以避免工作场所审计，处罚和罚款（这些都可能达到数千人）非常重要。一些工作类型，如住家医疗保健工作者，在加利福尼亚州免于加班。这就是我们建议使用工资单软件为您管理这些加班规则和计算的原因。

休息和午餐休息

在加利福尼亚州，您必须提供10分钟的带薪休息时间和30分钟的无薪午休时间。如果您在某个工作日无法这样做，您必须在当天的员工支票上加上一小时的带薪时间。这与联邦指南不同，后者不需要休息。他们建议支付15分钟以下的休息时间，30分钟以上的午休时间不予支付，如果您提供休息时间，请记录您的保单。

为了管理加州的休息时间，我们强烈建议您使用预先编程的时间和考勤软件，以确保员工正确记录休息和午休时间。这样，您将拥有所需的文档，并能够根据休息时间和工作小时数来支付。

对于也可以管理员工日程安排的免费电子时钟软件，请尝试使用Homebase。 Homebase可以直观地设置和使用，提供移动应用程序，并包含通信工具，让您的员工随时了解变化。它还允许您预先批准请求时间和跟踪病假。此外，Homebase的数据可无缝传输到Gusto。

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带薪休假

联邦一级不需要带薪休假（PTO）。事实上，加利福尼亚州是美国少数几个要求雇主向其员工提供带薪病假的州之一。此外，加利福尼亚州法律也确保员工获得休假时间。没有“使用它或失去它”的PTO政策允许。如果您终止在账簿上度过假期的员工，您必须在最终支票中支付未使用休假时间的金额。因此，我们强烈建议加州雇主使用某种时间跟踪软件来帮助管理病假和PTO请求。

离开

联邦法律规定了“家庭医疗休假法”，该法案影响所有拥有50名或更多员工的雇主。但是，加利福尼亚州已经制定了影响多种假期和不同规模雇主的法律。例如，如果您有五名或更多员工，则必须允许怀孕;如果您有超过20名员工，您必须给紧急救援人员留出时间。

这些只是您需要在加利福尼亚州的工资核算流程中跟踪的一些叶子示例。出于这个原因，一些企业选择从薪资软件升级到HRIS系统，该系统跟踪多种休假余额和管理它们的政策。

付款方式和频率

现金和支票是在加利福尼亚支付员工的唯一合法方式。您不能强迫员工接受直接存款作为付款方式。但是，如果您起草保单，员工同意接受直接存款，并且他们可以选择要使用的银行，您可以提供。

此外，加利福尼亚州还规定了员工必须支付的频率。事实上，只有某些员工，如行政和专业人员，每月都可以获得报酬。所有其他员工必须至少每隔一周或每两个月支付一次，薪水不超过15天。

薪水单

有些州不要求工资单。但加利福尼亚州法律对于需要将哪些信息纳入薪资存根非常具体。例如，您的工资单需要包括以下内容：

付款期限开始和结束日期
员工姓名和ID（可以是社会安全号码的最后四位数）
在付款期间工作的小时数和每小时费率的工资率
支付期的总工资和净工资
所有扣除均来自员工的薪水
雇主姓名（法人实体）和地址

这是一个例子：

加利福尼亚州提供了这个例子，说明每小时员工的工资单可能是什么样子。

最后检查

需要提供最终检查的时间因州而异。加利福尼亚州比大多数人更严格，如果您终止雇员，则要求您在72小时内提供付款。提前72小时通知的员工应在最后一天工作时领到最终工资。这是使用工资单软件可以提供帮助的另一个领域，因为您将能够运行非周期薪水并立即向员工付款。

同工同酬和盗窃

在加利福尼亚州，您不能无缘无故地向您的员工付款。您必须确保您的工资率为类似工作提供同等报酬。因此，您需要制定流程来监控员工工资率，管理薪资增长，并记录工作描述（描述工作职责），作为工资核算流程的一部分。

此外，您必须在雇用员工，改变工资或终止雇佣时向员工提供工资率，工资基础（即每小时或有薪水）和书面支付期。

失能

加州是少数几个要求您通过州残疾保险（SDI）基金或通过第三方支付残疾保险的州之一。必须使用每个工资单计算和处理。

失业保险

无论公司规模如何，都必须为所有员工提供失业保险。没有失业救济申请历史的新企业在前两到三年的失业保险（UI）率为3.4％。在此之后，您的费率将基于一个复杂的公式，其中包括您的失业索赔经验。

加州雇员州工资税

加州提供两种确定员工税的方法：工资支架表方法和精确计算方法。计算工资支架方法的说明和表格长达27页。如果这看起来很复杂，那是因为它是。还有低收入豁免和特定情况，其中应使用一个而不是另一个，例如，如果您必须进行人工计算。我们提供以下所有加州雇主和雇员州税的信息。

工资支架： 用于手动计算;在这里找到指示。
精确计算： 用于计算机化计算;在这里找到指示。

有关加州劳动法的更多信息，请参阅本政府网站，该网站详细介绍了影响加州雇主的劳动法律法规。

加利福尼亚州是确保您的工资单符合要求的最复杂州之一。这就是为什么我们建议您不仅要与Gusto等薪酬服务提供商或Justworks等PEO合作，还要购买可以在发生争议或审计时保护您的时间和考勤系统。如果您只有一个工作地点，Homebase是免费的计时软件。免费试用Homebase。

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2.找到薪资服务

让我们切入追逐：在加利福尼亚州做自己的工资单毫无意义。在某些州，您可以使用免费工资单软件或使用工资单计算器。由于需要跟踪和支付病假以及确保您的工资单提供所有必需的信息（例如休假余额和应计），因此在加利福尼亚州存在风险。

如果您选择自己的工资单，我们建议您按照我们的工资指南进行操作，并考虑与律师或劳动法专家合作，以确保您的工资单处理和计算符合州和当地的就业法律。在这种情况下，您会发现加州工资税部分至关重要，因为您需要为每个员工在每个支付期间管理这些计算。您还必须自己支付所有必要的政府和税务机构。

相反，我们建议您找到一份薪资服务，该服务了解加州要求与联邦劳动力和就业法律要求之间的差异。服务可以像软件提供商（软件即服务或SaaS），可以提供咨询的工资单服务以及HR合规性功能一样简单。或者，考虑一个管理员工文书工作和工资单的PEO，包括提供大公司福利。当然，可以在加利福尼亚州自己做工资单，但由于存在风险，本文的其余部分将重点关注通过外包薪资服务公司在加利福尼亚州的工资单。

薪资服务具有广泛的数据编程，并使用编码来管理联邦和加州劳动力法律之间的差异，如下表所示。此外，他们还拥有经过认证的人力资源和薪酬专家，以及审查不断变化的法律的IT程序员（如旧金山的通勤福利和洛杉矶的病假法），然后对软件进行编程，以便每年管理这些变更。

像Gusto这样的薪资服务提供商提供符合加州标准的工资单，工资周期和工资单，这样可以避免在让员工在线查看薪资存根时跟踪劳动法的变化。他们可以管理所有工资核算周期，跟踪休假，并确保您的纳税是正确的，并按时完成。

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3.将您的工资核算数据提供给您选择的提供商

您将向工资单提供商发送两种数据，以便他们可以设置工资单并准备好处理。首先是您提供的信息一次。它包括公司名称，员工列表以及您希望如何支付这些数据等数据。在每个支付期间，您将提供有关新员工，员工工作时间以及终止或促销等任何更改的信息。

您只需提供一些数据

您的薪资服务提供商将需要您提供的所有公司信息，税务信息，工资单银行帐号，员工数据以及有关您提供的福利的任何文档。如果您已经在使用某种软件，则可以使用电子表格（例如XLS或CSV文件格式）上传现有数据。

有关更多信息，请阅读有关如何设置工资核算的文章。它附带了上面显示的可下载清单和说明，以确保您提前收集了所有信息，并确切知道如何设置工资单。

您将在每个付款期间提供一些数据

与供应商一起设置工资单软件后，您就可以为工资核算运行输入数据了。这是您运行每个工资核算周期的过程，用于计算员工的总付款和净付款。您不必在每个支付期间重新输入员工的姓名和工资率（该数据在线存储）。但是，您将为员工工作时间，新员工，病假以及终止雇佣的员工等事项输入新数据。

在许多情况下，您可以输入数据，例如使用Gusto等工资单软件工作的小时数。或者，您可以考虑使用Homebase时间和考勤软件来跟踪员工的工作时间，然后使用界面将该数据移动到您的工资单软件（Homebase与Gusto的接口）。此外，您的薪资服务提供商需要知道您是否已经提升或更改了任何人的工资，以便他们可以调整该员工的状态和工资率。

像Gusto这样的在线工资单软件可以轻松管理工资单。

想要完全退出管理工资单业务的加州雇主可能会发现与PEO合作是一个更好的解决方案。像ADP TotalSource这样的老牌PEO提供人力资源和薪资咨询，并与您的企业合作，以确保符合所有联邦和州法律。

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4.处理薪资和薪酬员工

一旦您输入了工作时间和每个支付期间的任何其他更改，您就可以运行工资单并支付员工薪水。大多数在线工资单软件将使您有机会在最终确定工资单之前预览工资单编号。在此步骤中，您将关注计算以确保它们看起来正确。

您将在工资核算计算中寻找准确性，例如：

总薪酬： 付款金额似乎与员工的典型情况一致吗？
税金： 税收是否与工资的百分比相关（不应该为零）？
优点： 是否在每个工人所期望的范围内扣除？
总：总额是否与预期的总工资额一致？
日期： 日期是否正确，以确保员工按时获得报酬？

运行工资单

某些工资单服务（如ADP TotalSource）将为您执行工资核算处理。使用像Gusto这样的工资单软件，您可以自己添加时间工作数据，奖金，新员工和条款。或者，如果您使用计时软件（如Homebase），它会将时间工作数据提取到您的工资单软件中，包括PTO和病假。然后，您将在工资核算运行期间验证该信息。

Gusto允许您在提交和支付员工之前验证您的工资核算。

支付员工

支付员工可以采取多种形式。您可以向他们提供现金（不推荐），向他们提供支票存根（在加利福尼亚州要求），或者如果您符合上述条件，则需要支付直接存款。例如，如果您与Gusto合作，则可以使用银行批准的支票（纸张）自行打印薪水。但是，ADP会打印支票并邮寄给您。两家供应商也可以提供直接存款和支付卡选项。

例外

您的工资核算流程可能包含例外情况或特殊情况。例如，假设您每隔一周向员工付款，但发现员工在上一个付款期间忘记输入加班费。或者，如果您的销售人员出售了一个大件商品，并在周末之前获得了奖金，该怎么办？

以下是您在加利福尼亚州工资单时需要处理这些例外情况的方法：

复古工资： 复古工资需要在不迟于当前工资期间处理。
退款： 后付款需要立即处理。
奖金： 奖金应在到期的支付期内支付。
新员工： 非豁免新员工必须在15天内获得第一笔薪水。
条款： 终止雇员必须在72小时内获得最终薪水。
超额付款： 雇主不得扣除以错误费率支付的前几个小时的工资。

5.保存您的工资单文档

加利福尼亚州的文件保留规则要求您将工资记录保留六年，这比大多数联邦机构要求您保存文件的时间要长。有关完整信息，请阅读我们的文章，了解要保留的工资单记录以及保留这些记录的时间。

管理工资单文档和员工文件的最佳方法是使用包含文档存储功能的工资单软件，如Gusto。 Gusto保留员工的文件，这样您就可以在一个经济实惠且易于使用的系统中快速找到从签名的I-9表格和W-4到付款存根的所有内容。免费获得第一张工资单。

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加州工资税

加州有四种工资税。其中两个是从员工的收入中支付的，另外两个是由企业支付的。您的工作不仅要确保在每个支付期间从每个员工的薪水中扣除正确的金额，而且还要确保按时向正确的代理机构缴纳税款，通常是每个月，每季度和每年。这是确切的日期。

加州雇员支付的工资税

除联邦所得税外，员工在加利福尼亚州工作时还要缴纳两种州税。事实上，如果有地方所得税，您也必须代表您的员工扣除和管理。加州工人支付的两种州工资税是：

州残疾保险（SDI）税： 用于支付残疾员工（1.0％）。
加州个人所得税（PIT）： 与其他州类似;基于收入。

加利福尼亚雇主支付的工资税

雇主在加利福尼亚州雇佣工人时，还要支付两笔额外的州税。要遵守加利福尼亚州的税务报告要求，您必须注册为雇主，设立帐户并按季度付款。雇主支付的两种税（这些税不能从雇员的薪水中扣除）是：

失业保险（UI）： 对于失业救济金;新雇主3.4％。
就业培训税（ETT): 提供资金培训目标行业的员工（.01％）。

加利福尼亚的新员工报告

加利福尼亚州要求新员工报告，如果您不使用薪资服务，则需要手动完成。您有20天的时间可以在雇用员工时向州报告。您还必须在雇用作为独立合同工为您工作的承包商时报告，并使用1099支付。

加州法律影响薪资

我们已尽最大努力列出加利福尼亚州的所有机构，这些机构以某种方式管理员工薪酬，从反歧视和同工同酬到病假合规和跟踪。但是，这份清单可能并非包罗万象，因为随着时间的推移可能会增加新的立法，或者我们不了解的地方法规。我们建议您与薪资专家或劳动法律师合作，以确保您完全符合影响您的员工的所有加州薪资法规。

加州法律影响薪资


理事会	它如何影响薪资	哪里可以找到更多信息
加州劳动法典	包括工资，病假工资和工人补偿金。	加州立法机构网站
加州薪酬日	支付天数，最终工资	加州工业关系部
公平就业和住房部	确保支付公平工资	DFEH网站
加州失业残疾和带薪家庭假	要求您跟踪休假并向符合条件的员工支付休假费用	加州经济发展部
加州家庭病假	要求您跟踪休假资格	加州商会
加州薪资税	指定税率和税率	经济发展部
工资盗窃保护法	要求您为员工提供公平透明的薪酬	劳资关系部

加州最常见的薪资错误

我们向专家询问了加州雇主提出的一些最常见的工资错误。他们提醒我们，每当法律出现冲突时，遵循最有利于员工的指导方针符合您的最佳利益。

以下是他们提供的其他常见错误：

不遵守劳动法

Derek Jones，企业解决方案副总裁，代理

（）第一个错误是没有认识到74％的调度员是小时监督员或经理，他们通常没有或很少接受劳动法合规培训。重大错误是不正确的（非中性）舍入规则，自动计时进/出休息，打孔或编辑时间卡而无需员工知道，不正确安排用餐和休息时间，并允许员工全天候工作 - 不支付费用可赔偿的时间。

将员工误分类为独立承包商

Emil Abedian，创始人兼注册会计师，Anchor Bookkeeping

加利福尼亚州的建筑行业就是一个很好的例子，说明员工对独立承包商的错误分类可能会花费多少钱：

许多承包商雇佣分包商和日工作为独立承包商，而不是雇用他们作为雇员，如果该人获得许可，加利福尼亚允许。承包商不能雇用未经许可的潜艇并将其归类为独立承包商。

如果承包商由加州就业发展部门审计，独立承包商将被重新分类为员工，所有工资税可以评估给承包商加利息和罚款。此外，如果未向受款人发放1099，则还可以向建筑公司评估受款人的加州所得税。