工资核算处理：工资核算流程中发生的情况

工资核算流程是指为员工支付每个工资期所需的步骤，包括员工的工作时间，工资率和扣除额。处理工资单可确保员工根据其就业状况和其他劳工部（DOL）要求获得报酬。我们将介绍工资核算处理的基础知识，以帮助确保您的员工获得正确的报酬。

通过使用Gusto，一体化工资单和人力资源软件，您可以降低昂贵的法律处罚风险。 Gusto的薪资软件在美国所有50个州提供工资和劳动法合规性，除了定期支付外，还可以轻松地正确管理PTO。免费试用30天。

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免责声明： Fit Small Business不向我们的读者提供法律或税务建议。如果您对您的营业地点的法律要求或工资税状况有疑问，请咨询劳动法律师或工资单供应商 .

工资核算流程

雇用第一名员工后，工资核算流程即开始。每个工资期，员工工作，必须根据他们的工作时间和工资率支付。但是，在向员工支付薪水之前，您需要处理扣除，例如州和联邦税，失业和保险等。

结果是净工资，以薪水，直接存款或其他方式（如工资卡）提供给员工。美国一些州要求您记录付款信息，包括员工工资单上的工时，收入和扣除额。看一下下面显示的简单工资核算流程。

只需几步即可处理工资单

如何处理工资单 - 手册，软件或服务

处理工资单需要多长时间取决于您处理工资的方式。一些小型企业手动跟踪电子表格中的员工工时和收入。这既费时又容易产生错误。其他人使用免费软件或在线工资计算器。

例如，如果您的所有处理都是手动完成的，那么您可能需要一天左右的时间来处理少数员工的工资核算。那是因为您必须手动添加时间卡，计算工资和加班以及处理扣减。您还必须预留为每位员工扣除的税款，以便他们可以获得报酬。

因此，我们建议使用工资单软件或工资单服务，以确保根据联邦，州和当地法律快速，正确地处理您的工资单。阅读我们关于最佳工资单服务的文章，以选择最适合您的工作，并节省自己每个工资周期的手工工作时间。

以下是使用工资单软件如何使用工资核算流程的示例。

Gusto的ACH处理时间范围

一些工资单软件，如Gusto，能够导入您的计时数据，在几分钟内处理工资单，然后提供ACH付款以及为您支付和归档所有税费。点击这里免费试用30天。

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处理工资核算每个支付期

每个支付期间处理工资核算有三个基本步骤：收集员工时间，计算其产生的收入，以及支付工资。我们将提供所有三个的详细信息，包括如何进行加班和扣除计算。净工资是您的工资核算流程的最终结果。

处理工资核算所需的时间可能从几分钟到几天不等，具体取决于您为三个步骤中的每个步骤使用的系统。如果您手动进行工资核算，当然需要更长时间。

第1步：收集工作时间

要处理正确的工资单信息，您必须首先收集每个员工在支付期间的工作时间。大多数雇主使用时间表，时钟，计时系统或日程安排系统来捕获员工在纸质时间卡上的电子时间或电子时间。

如果您是手动执行此操作，则可能需要花费15到20分钟的时间在每个员工的考勤卡上添加时间，以确定他们在一段时间内工作的时间 - 例如一周，15天等。这可能需要几个如果您有超过一小部分员工，则需要数小时或一整天。因此，如果您希望员工在星期五收到薪水，您可能需要在星期一或星期二之前开始将他们的时间卡添加到之前的付款期间。

我们建议将Homebase作为一个免费的计时系统，允许员工通过手机上电。 Homebase的时间卡数据可以通过电子方式传递到您的工资单系统，例如Gusto，从而节省您每个支付期的时间。

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第2步：计算收入和扣减

将数据（工作小时数）输入您的工资单系统或以电子方式上传。无论您是手动进行工资核算还是使用工资核算系统，计算工资单的过程都是相同的。如果您使用的是像Gusto这样的工资单软件，则可以在“运行工资单”选项或按钮中捕获这些步骤。确切的步骤，击键或计算取决于您使用的软件。

只需按一下Gusto按钮即可运行工资单

但是，如果您手动执行此操作，可能需要一些时间。因此，例如，如果您在星期二添加了时间卡，则可能需要将星期三工作的小时数输入到工资核算系统，会计软件或电子表格中。这是如何做：

计算小时数 - 验证时间卡数据的工作小时数，以确保您为每个员工支付正确的工资小时数。每个工资单系统都有不同的方式来验证这些数据。

下面显示的一些内容（如Gusto）允许您动态更改数据，例如，如果经理对员工的考勤卡进行了更正。

Gusto工资单软件可让您调整工作时间

确定加班 - 如果您手动执行此操作，则必须注意每周工作超过40小时的员工，并为这些时间支付加班费（时间半）。大多数工资单系统会自动执行此操作，甚至可以计算因州而异的工资单规则，例如加利福尼亚州，它按天计算加班费（一天超过八小时），而不是按周计算或支付期间。

加班费是在一半时间内支付的

计算总薪酬 - 将工资率乘以工作小时数来计算工资总额。如果您有多个员工，这将成为一项耗时的活动。您需要确保使用员工的正常或直接时间工资以及加班时间的加班费率。

定期支付+加班费=总薪酬

然后将这两种薪酬（常规和加班）加在一起，以得出总薪酬。如果您使用的是薪资系统，则可以通过按下按钮计算员工的总薪酬来完成此计算。

扣除 - 如果您手动处理工资核算，则必须确定每个工资期间员工的工资总额中需要扣除的福利，税金和保险等扣除额。但是，如果您使用的是工资核算系统，则只需验证是否设置了正确的扣减次数。

通常，这需要快速查看每个人的总薪水和净工资，以确保没有任何突出的错误，例如额外的零或员工缺少税收减免。

有关处理扣减的更具体细节，请阅读我们关于如何进行工资核算的文章。

计算净工资 - 使用在线工资单系统，您的净工资将为您计算。如果您使用电子表格或手动执行此操作，则需要扣除总工资，扣除扣除额，然后提出净工资。您为每位员工执行此操作，以了解每项员工需要支付的费用。

总薪酬 - 扣除=净薪酬

屏幕截图显示了Gusto中的run payroll选项

我们建议Gusto作为小型企业的最佳工资单软件，因为他们能够将每个工资周期的工资核算流程简化为几分钟。 Gusto提供30天的免费试用，其价格从每月45美元起，以便为一名员工处理符合法律要求的工资单。

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第3步：使用您选择的付款方式向员工付款

员工付款方式可以是现金，工资单，直接存款或借记卡。有些州允许一些但不是全部的这些付款方式。此外，许多州都有州法律要求您向员工提供印刷的工资单。

请参阅下表和/或参考这两篇相关文章，了解有关州的付款方式和工资单要求的更多信息：

工资卡：定义，成本和支付卡提供商
支付存根模板

处理完工资单后，您需要先写薪水或将员工付款信息转发给银行直接存款。当然，您的工资账户必须获得资金。这需要多长时间取决于您是使用软件还是手动完成工作。

例如，从您的商业银行帐户到员工的直接存款帐户的ACH转帐可能需要一到三个工作日。

让我们在时间表中回顾一下我们的工资核算流程：

在星期二，您计算时间卡并验证它们对每个员工是否正确
周三，您输入工作小时数和扣除额以确定总薪酬
周四，您确保工资账户中有足够的钱
周五，您打印并分发薪水或员工直接存款

使用Gusto，您的员工不仅会在“处理工资单”后的两天内收到直接存款，而且他们将能够在线查看他们的工资单，工资记录以及年终W-2和1099工资税文件，节省宝贵的时间。

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维护薪资记录

没有联邦法律规定必须保留哪些工资记录。但是，需要保留哪些工资单信息，例如完整的员工姓名，W-4税收预扣税，完整的邮寄地址等。大多数雇主在运行工资核算流程后为此目的保留员工薪资存根的副本。

有关薪资记录保留指南的更多信息，请阅读我们的文章，题为“薪资记录：保留什么以及保留多长时间”。

工资单处理的时间和时间 - 各州的规则

就工资单处理的时间而言，它会因州而异。例如，某些州允许每月支付周期，而其他州则要求每周支付非豁免员工（加班费）。此外，一些州要求在终止时立即提供支票支票，要求您运行非周期工资单。

我们在下面提供了一个表格，以帮助您确定工资核算处理时间范围，以及州与州之间的工资核算信息和截止日期。下面每个州名称上的链接将您带到该州的工资和小时页面以获取更多信息。

各州薪资法

什么和什么时候的总结

最低工资，加班，最长支付期，最终检查到期

*安排最低工资增长。

运行工资核算流程时要避免的风险

运行工资单的风险很多，这就是为什么最好在工资单服务或软件方面将工资单处理留给专业人员。以下是您可能希望了解和避免的一些更常见的风险 - 无法正确计算加班时间，以便首先对员工进行错误分类。

加班错误 - 确保员工的工作状态正确计算加班时间。您的营业所可能在亚利桑那州，但如果您的员工在加利福尼亚州的办公室工作，您必须使用加州更严格的规则来计算和支付加班费。只需要一名员工投诉即可触发工资核算 - 以及可能的罚款。
复古支付 - 错误发生。如果您未能在此支付期间（不正确的小时，错过的奖金支付，忘记加薪）正确支付员工，请立即处理复古支付 - 不迟于下一个工资核算周期。记录你的所作所为，以防万一。
员工的错误分类 - 不要猜测员工分类。将豁免员工确定为非豁免，或者将雇员作为1099承包商付款，可以将您与当地劳动部门一起置于热水中。如果您不知道，请询问您的人力资源或工资顾问。
未能记录所需的支付存根信息 - 如果您处于需要向员工提供薪资存根的州，这只是一种风险。大多数州都明确指出要在工资单上打印的内容。
不按时提供最终薪水 - 这是一个常见的错误，要求您在解雇员工时立即给予员工最终检查。在这些州，您不能等到下一个工资单周期。有关最终薪水的州与州之间的要求，请参阅上表。
没有正确管理薪资记录 - 这种风险有两个方面。一个是您必须保护员工的机密信息，例如员工的社会安全号码和I-9文档。另一方面，您必须依法保留某些信息，这些法律在州和联邦层面有所不同。有关详细信息，请参阅我们的工资记录保留文章。
薪资审计 - 工资单审计是一种风险（并且是一个巨大的问题）。员工向您的劳工委员会报告的任何错误都可能导致审计。像“他们没有给我最终检查！”这样的投诉可能导致完整的工资单审计，揭露其他无辜的错误，支付工资和罚款。