人事档案：包含和不包含的内容[+清单]

人事档案是纸质或电子文件夹，用于存储与新员工，现有员工或过去员工相关的人力资源和工资单文档。它应包括符合联邦和州劳动法的基本员工和薪酬信息。了解存储在安全人事档案中的工作记录有助于避免潜在的错误和罚款。

如果维护人事档案（包括工作申请，紧急联系信息，工资单，福利登记表和税务文件）似乎势不可挡，您可以使用Gusto等工资单软件在线存储员工文档，跟踪PTO，并为每位员工创建清单以确保他们的人事档案已经完成。点击这里免费试用30天。

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员工文件夹清单

可以使用员工文件夹清单，每个员工一个，以确保您拥有该员工文件所需的所有文档。如果您使用的是纸质文件夹，请考虑将清单装订在文件夹中。然后，每次打开它时，您都可以看到您拥有的和/或员工人事档案中缺少的内容。或者将所有员工在线的其他就业文件以电子方式保存，作为一种“主列表”。

您可以下载清单并编辑贵公司的内容。蓝色显示的第一部分是必备品。左侧的列可以与复选标记（✔）或添加每个文档的日期一起使用。修改表单以列出中间列中每个文档的名称。注释栏中有空间表示任何评论，例如在下次绩效评估到期时提醒自己。

将员工文件夹清单下载为DOC或PDF文件

人事档案审计

人事档案审核清单可用于记录您在构建或审核人员文件夹时所有员工文件中缺少的内容。

在左侧列出您的员工姓名。文档名称显示在顶部。使用复选标记显示您拥有的文档。剩下的任何空白都会告诉你缺少什么。

然后，您可以使用我们在下面列出的五个步骤跟进员工以获取所需的文档。

将人事档案审核清单下载为XLS或PDF文件

什么包含在人事档案中

员工人事档案中的文件应涵盖其工作的整个生命周期，从录取通知书和W-4表格到绩效评估和终止文书工作（包括员工离职面谈）。人事档案可以是带有印刷文书工作的物理文件夹，也可以使用Gusto等工资单软件以电子方式存储。

包含完整人事档案的清单很长;因此，我们将它分成三个较短的列表 - 必须有，有钱和可选项。

员工人事档案中的8个必备文件

每个人事档案必须包含八个与员工相关的人力资源文件，其中包括合法的工作记录，如工资税表和员工 - 雇主协议。

每个员工人事档案应包含的八个文件是：

基本员工信息 （姓名，地址和电话号码）和紧急联系方式
国税局预扣税表格 喜欢W-4和/或W-9
工资和薪酬信息，包括任何薪水或支付卡数据
合同或协议 雇员与雇主之间的关系，例如非竞争协议，雇佣合同或与公司提供的汽车或商业信用卡有关的协议
与员工福利相关的表格，如报名表和受益人
儿童抚养/扣押 和/或法律或诉讼文件（如有）
劳动者报酬 索赔（如果有的话）
终止文件，例如工人离职或被解雇的原因，失业文件，保险延续表格等。

10个包含在员工人事档案中的好的文件

接下来的10个文档不是必需的，但通常包含在员工的人事档案中。他们可能需要由员工的经理，工资单职员或员工访问。它们包括工作和雇主相关的文件，例如工作申请，绩效评估和员工休假记录。

员工人事档案中的10个文件很好：

签署录取通知书或就业协议
收到或签署员工手册确认书
职位的职位描述
工作申请（如果使用的话）
简历（如果有的话）
绩效评估，包括优秀表现的奖励或引用
警告和/或其他纪律处分，包括客户或员工反馈摘要和出勤记录
参考和/或背景调查
药物测试结果
请假，病假时间*和休假时间记录

*在某些州，需要保留病态的休假记录。如果他们没有在您的工资单系统中以电子方式维护，那么将它们保存在员工的人员文件夹中是个好主意。

要包含在员工人员文件中的可选项

人力资源管理协会（SHRM）通过建议可以包含在员工人员文件夹中的其他文档来添加这些列表。在许多情况下，这些文档由雇主或供应商维护，并且可能不会保留在人事档案本身中。这取决于雇主在哪里存储这些文档：

教育成绩单 - 例如，如果您使用学习管理系统或在线培训门户，您的员工培训和认证可能会以电子方式存储
目标设置记录 - 如果您使用绩效管理软件，您的员工目标设置文档可能会以电子方式存储

如果随着业务的增长，所有这些变得复杂，您可以外包工资单或使用Gusto等一体化人力资源，福利和工资单软件来帮助跟踪文档并管理带薪休假和福利。 Gusto提供在线文档存储，包括员工合同副本，政策和员工手册的副本。 Gusto也有电子签名，因此您的在线表格是有效的。

试试Gusto

您可能还希望为每位员工使用上面的清单，以确保他们的文件完整。或者，安排对人事档案进行年度审计，以确保不会丢失任何必备文件。您的企业最好在任何潜在的政府合规审计（例如工资单或劳动审计）之前验证文件是否有序。

什么不留在人事档案中

有三种文件不存储在员工的人员文件夹中。他们是：

与工人资格相关的任何内容，例如I-9表格，驾驶执照副本或平等就业机会（EEO）记录
受健康保险流通与责任法案（HIPAA）保护的私人文件，也称为健康信息隐私
私人员工数据（如银行帐户，社会安全号码或移民文档）最好与人事档案文件分开存储

以下是存储不应保存在员工人员文件夹中的那些类型文档的存储位置的建议。

就业资格验证

考虑将验证员工在美国工作的权利的所有I-9表格和相关文件放入单独的文件夹中。移民局代表以及国土安全部（DHS）的授权人员有权检查I-9。您可能希望通过将I-9与员工人员信息分开来限制代理商可以查看的内容。

平等就业机会（EEO）信息

平等就业机会委员会为求职者提供自愿选择，以自我识别其残疾或退伍军人身份（如果您有100名或更多员工，则需要保留与这些文件相关的记录）。建议您将此文档与员工的人员文件夹分开;管理人员无权查看此数据是否存在歧视受保护类员工的风险。

在线申请人跟踪系统（ATS）通常将EEOC信息与每个新员工的工作申请和简历分开存储;人力资源部门可以看到它，但面试官和经理不能。

医疗信息

HIPAA的医疗信息隐私法要求您保护员工医疗记录的机密性。如果您的工作人员已经向您提供了医生的笔记或其他文件，例如病假，请将这些与健康有关的文件分开。

例如，如果员工使用FMLA申请表格请求产假，请将这些表格保存在一个单独的，安全的FMLA文件中，无论是谁都无法访问，但您和您的人力资源经理负责休假福利管理。不应允许员工的经理在员工档案中查看机密健康信息。

如何设置员工人事档案

企业主并不总是意识到设置人事档案的重要性，直到他们接受审计或提起诉讼。如果您正在事后操作并且担心为已经存在的员工设置所有设置，请不要紧张。使用我们上面提供的两个模板以及下面的五个步骤来设置和按顺序设置您的员工文件夹。

为现有员工设置人事档案的5个步骤

创建人事档案是一个项目，但是一个值得管理的项目;它只需要五个步骤。

1.盘点

首先，您需要清点每位员工已有的资料。挖掘您的旧电子邮件，看看您是否可以在这里找到点点滴滴，如员工简历，绩效评估和报税表。使用上面的人事档案审核清单来跟踪每位员工已存档的内容。（即使没有在人事档案中维护，也要确保每位员工也有I-9。）

2.弄清楚你缺少什么，从谁那里

使用员工文件夹清单列出每个文件的内容，因为它包含我们上面的表单列表。然后记录您已拥有的以及每位员工需要的内容。每个人可能都需要自己的清单。您可以为此目的自定义上面的员工文件夹清单。

3.召开会议

举行公司范围的会议并解释您创建人事档案的原因。解释一下，企业最好拥有可靠的就业文件。让员工知道您可能需要他们的帮助来收集丢失的信息，例如他们的紧急联系信息或简历副本。

4.为每位员工提供您需要的个人文件清单

为每位员工提供他们的个人清单，显示您缺少的内容。如果员工不想给你任何东西，比如教育成绩单，你可能会放松警惕，因为他们可能会为了获得这份工作而捏造一些东西。不要假设 - 只要询问员工为什么不想提供您需要的所有信息。

5.在一周内跟进并保护文件

为所有员工文档设置和完成的截止日期为一周。如果您给员工更长的截止日期，他们可能会忘记。然后，将文档存储在云端，工资单或人力资源软件系统（如Gusto）中，或存储在锁定文件柜中的安全文件夹中。

为新员工创建人员档案

这是两个人更容易处理的情况。如果你正在阅读这篇文章，你可能刚刚雇用了你的第一个雇员。从上面的列表中找出你想要的文书工作，或者使用我们提供的清单。

如果您想使用像Gusto这样的工资单软件，像Zoho People这样的人力资源软件，或像Dropbox这样的文档存储，您通常可以直接在软件中创建一个入职检查清单，并将所有文书工作上传到电子存储系统，供每位员工完成。

与人事档案有关的联邦和州法律

遵守联邦和州法律是雇主的一个重要方面。您需要维护就业数据和人事档案。以下是联邦和州一级的最佳做法，以及法律要求。

联邦法律和人事档案

劳动法适用于联邦反歧视法律涵盖的所有雇主，通常是任何拥有15名全职雇员或更多雇员的雇主。但是，以下法律适用于所有企业，每个机构都有自己的文档保留要求和/或指南。

平等就业机会委员会（EEOC）要求雇主将所有人员或工作记录保留一年。如果雇员被解雇，其人事记录必须在终止之日起保留一年。
根据“就业年龄歧视法”（ADEA），雇主必须保留三年的工资记录。此外，雇主必须在计划或系统生效的整个期间内以及终止后至少一年内保留任何员工福利计划（如养老金和保险计划）以及任何书面资历或绩效制度。
根据“公平劳动标准法”（FLSA），雇主必须保留工资记录至少三年。此外，雇主必须保留至少两年的所有记录（包括工资率，绩效评估，资历和绩效制度以及集体谈判协议），这些记录解释了向同一机构中所有性别的雇员支付不同工资的基础。

您可以通过阅读我们关于要保留哪些记录以及保留多长时间的文章来查找所需文档的更多信息。

州法律和人事档案

关于人事档案的州法律围绕着员工是否有权利看着他们的人事档案。许多州都有一项规定允许员工在其文件中请求文件副本。其他州有可能让员工通过提起诉讼来查看其人事档案。

查看国家的权利

以下状态允许员工查看其人事档案中的部分或全部文件;许多州都非常具体地说明了允许员工查看的内容。其他人允许雇主对文件副本收取合理费用。例如，在佛罗里达州，员工只能查看与有毒物质接触有关的信息，而在亚利桑那州，只能查看工资记录。

有关更多具体细节，请参阅您所在州的劳工部（DOL）网站。

公共（政府）员工可以在大多数州查看其就业文件。在出版时，“查看人事档案的权利”状态包括：阿拉斯加州，亚利桑那州，加利福尼亚州，科罗拉多州，康涅狄格州，特拉华州，佛罗里达州，伊利诺伊州，爱荷华州，路易斯安那州，缅因州，马萨诸塞州，密歇根州，明尼苏达州，内华达州，新罕布什尔州，北部卡罗莱纳州，俄亥俄州，俄克拉荷马州，俄勒冈州，宾夕法尼亚州，罗德岛，南卡罗来纳州，华盛顿州和威斯康星

人力资源专家可以找到有关这些法律的各州更新的良好资源。

纸质人事档案的替代品

传统上，就业记录保存在锁定文件柜中的马尼拉式文件夹中。但是，这不再是存储机密员工文件的最佳位置。

物理文件可能被盗，放错位置或被破坏。如果您忘记锁定文件柜，那么无权查看员工信息的人可能会看到该信息。

人力资源管理学会还提醒雇主必须特别考虑他们在何处以及如何维护这些文件，只限于那些需要知道并保护申请人和雇员免受歧视，身份盗用和侵犯隐私的人。

例如，如果查看工人休假信息的经理碰巧在员工的档案中看到了医疗记录，那么这将构成HIPAA违规行为。

因此，我们为您如何安全地存储员工的人事档案提供了五种选择。

5人事档案存储选项

这是一个神话，你需要一个装满纸质人事档案的文件柜。事实上，将所有员工的人事档案存储在云端或Web服务中是合法且明智的，以防止出现安全问题或避免将其完全丢失到洪水或火灾中。


选项	软件提供商	好处	缺点
薪资软件	趣味	薪资软件确保符合强制性人事表格（税收等）	您可能需要自定义入职流程以包含其他项目，例如您的手册。您必须记住上传其他表单，如效果评论。
HR软件	Zoho人	人力资源软件确保合规性与薪资软件类似。他们还具有招聘，入职和绩效管理等功能，将所有文件存放在一个地方。	这些通常是更大的系统，并且可能需要更多时间来实施，因为人力资源系统可以分为多个类别，从税收到福利再到目标设定。这通常是一个更昂贵的选择。
文件存储服务	Dropbox的	它既便宜又简单 - 您可以拖放文件，然后使用密码保护它们。	您必须记住自己做所有事情 - 或雇用人力资源人员或顾问。文件管理每位员工每年可能需要10-20小时。这是很多时间，没有合规保证。
你的电脑服务器	不适用	它很简单 - 只扫描文件并创建受密码保护的文件。无需额外费用。	与上述相同 - 您必须自己完成所有事情，并不保证文件正确或准确。
纸质文件	不适用	这很简单 - 给员工一包文件，然后创建一个文件。除了打印机墨水，文件夹和锁定的机柜外，这也很便宜。	这是古老而不安全的 - 甚至锁定的文件柜也可能被篡改，如果你的建筑有洪水或火灾，你可能会失去一切。